Adecuar un puesto de trabajo, con todas las condiciones de ley, cuesta entre 1 y 3 millones de pesos, mientras que para habilitar un espacio en una oficina de lujo hay que invertir hasta 18 millones de pesos por empleado. Pese a ello, no todos los cargos se pueden desempeñar desde casa.
Implementar puestos de teletrabajo en una empresa puede ahorrarle a una compañía 18 por ciento de los costos fijos en la planta física e incrementar en 23 por ciento la productividad laboral, según los cálculos del Ministerio de Trabajo.
Pero, para montarse en el tren del trabajo desde la casa, las empresas deben primero meterse la mano al bolsillo.
De acuerdo con un análisis realizado por la firma Compufácil, compañía dedicada a desarrollar programas de teletrabajo en grandes empresas, habilitar un puesto para que los empleados laboren a distancia puede costar desde 6 hasta 18 veces menos que instalar un espacio convencional en una oficina.
No obstante, el monto de la inversión depende de qué tipo de empresa sea y qué clase de teletrabajo se quiere implementar.
En cualquier caso, hay por lo menos tres gastos básicos que debe calcular una compañía.
Solo el diagnóstico tecnológico puede costar aproximadamente 3 millones de pesos, dependiendo del tamaño de la empresa.
Para Marcelo Hernando Pineda Arango, director de mercadeo de Compufácil, en primer lugar, la compañía debe hacer un diagnóstico organizacional para saber qué cargos se pueden trasladar a las casas de los empleados y qué personas cumplen con el perfil de teletrabajadores.
Pineda Arango considera que la fase de diagnóstico es clave, porque si se escogen mal los cargos y los perfiles de las personas que van a teletrabajar, es posible que se logren ahorros en costos, pero grandes pérdidas en productividad.
Precisamente por lo anterior, el experto sostiene que no para todas las empresas es rentable tener esquemas de trabajo desde casa.
EL PILOTO
Luego de evaluar qué áreas se pueden trasladar a las casas de los trabajadores, se hace un proyecto piloto con un grupo de empleados para evaluar el impacto de esta modalidad de empleo en la organización.
Para esto, por lo general, se requieren ajustes en las plataformas de información de la compañía y compras de equipos móviles o fijos para los teletrabajadores.
“También se deben incluir en el presupuesto auxilios para los 25 o 30 teletrabajadores, que participan en los pilotos, estimados en cinco millones de pesos; unos tres millones de pesos en adecuación de puestos de teletrabajo y más o menos dos millones en visitas domiciliarias, para garantizar que las personas tengan un espacio propicio para teletrabajar”, explica Pineda Arango.
Entre gastos en adecuaciones tecnológicas y de puestos de trabajo, que se hacen una sola vez por trabajador, y los gastos mensuales de mantener los mismos durante los tres o cuatro meses que dura el piloto una empresa grande puede necesitar invertir un promedio de 85 millones de pesos.
Este valor depende de qué tantos servicios necesita.
Por ejemplo, hay casos en los que no requiere mayores adaptaciones en su plataforma tecnológica, por lo que implementar el teletrabajo es mucho más barato para las compañías.
HACER SEGUIMIENTO
Tras el proyecto piloto, si los resultados son positivos, debe pasarse a la implementación del programa de teletrabajo para las áreas y los trabajadores seleccionados.
Entonces, debe hacerse una inversión en campañas de sensibilización y capacitación de los trabajadores.
Entonces , es necesario que se asignen nuevas funciones en el área de recursos humanos y seguridad laboral para garantizar que las condiciones de estos teletrabajadores sean adecuadas.
Hay que tener en cuenta que así los trabajadores no estén en las instalaciones de la empresa, esta sigue siendo responsable de su seguridad en horas laborales.
LAS CUENTAS DE UN EMPLEO REMOTO
De acuerdo con Compufácil, en promedio, una empresa que tenga instalaciones en un sitio exclusivo del norte de Bogotá, requiere unos 18 millones de pesos para adecuar un nuevo puesto de trabajo, mientras que para instalar uno en la casa del empleado se necesita entre 1 y 3 millones de pesos.
Para mantener un puesto de trabajo, esta misma empresa en el norte de Bogotá, debe pagar cerca de 7 millones de pesos al mes, mientras por teletrabajo requiere un gasto mensual promedio de 300.000 pesos.
QUÉ DEBE TENER UN BUEN EMPLEADO REMOTO
Adecuado manejo del tiempo y recursividad son algunas habilidades que se necesitan para trabajar desde la casa.
Una de las mayores preocupaciones de las empresas para habilitar puestos de teletrabajo es que, al enviar a los empleados a sus casas, la productividad laboral se disminuya.
De acuerdo con el director de mercadeo de Compufácil, Marcelo Hernando Pineda Arango, en efecto, si no se escogen bien los perfiles de las personas que van a teletrabajar, este es un riesgo grande.
“Hay personas que piensan que teletrabajar es despertarse, sacar el computador de la mesa de noche, ponérselo en la barriga y trabajar, y no es así”, sostuvo el experto.
De acuerdo con el ‘Libro Blanco del Teletrabajo’, publicación realizada por los ministerios del Trabajo, y de las Tecnologías de Información y Comunicación, se requieren al menos siete habilidades para ser un trabajador eficiente desde la casa.
El libro dice que un buen teletrabajador debe ser autónomo, orientarse por resultados y metas puntuales, recursivo, saber manejar su tiempo, manejar las tecnologías de la información y la comunicación, saber trabajar en equipo, y adaptarse al cambio.
Esto último es una habilidad clave, porque cambiar de la vida de oficina a las rutinas de trabajar desde el hogar no siempre es fácil de manejar.
De acuerdo con el ‘Libro Blanco’, trabajar desde casa puede ser un arma de doble filo: “Si bien el teletrabajo ejecutado en las condiciones adecuadas trae grandes ventajas para los trabajadores, si no se consideran algunos factores puede resultar en una extensión de las tareas y en una intromisión a la vida personal”.
Las cifras del Ministerio de Trabajo indican que esta modalidad de empleo reduce en 25 % el retiro voluntario de los empleados.
CÓMO LABORAR POR FUERA DE LA OFICINA
No todas las formas de trabajar fuera de la oficina implican estar todo el tiempo en la casa.
Hay por lo menos tres modalidades de teletrabajo que se aplican en el país.
En primer lugar, está el teletrabajo autónomo, en el que los trabajadores están todo el tiempo por fuera de la oficina.
También se aplica el teletrabajo suplementario, en el que los empleados alternan unos días de labores en las oficinas y otros desde el hogar. Y el teletrabajo móvil, en el que se usan celulares, tabletas y equipos portátiles para realizar sus funciones con libertad para desplazarse.