El superintendente de Notariado y Registro indicó que, con un software que cuesta alrededor de US$10 millones, las notarias del país van a poder migrar su trámites y documento hacia una estrategia de innovación y tecnología que le ahorraría millones de pesos al Estado en un año.
Supernotariado se ahorraría $470.000 millones al año con nuevo sistema electrónico
Jairo Alonso Mesa Guerra, superintendente de Notariado y Registro, en entrevista exclusiva con Dinero aseguró que la Superintendencia de Notariado y Registro se está tecnificando en gran medida no solo para buscar brindar un servicio más eficiente a la ciudadanía sino para ahorrar recursos al Estado.
“No sé si han visto o han visitado notarias que ya todo es con biometría. Las notarias son un servicio del Estado que se va a virtualizar mucho”, explicó el funcionario.
Aseguró que a los notarios “quieran o no” la tecnología los va a tener que cambiar. Para esto, la Superintendencia está desarrollando un software que permite que todos los procesos que se hacen normalmente en físico y presencial, puedan hacerse de forma electrónica y virtual.
El superintendente resaltó que la entidad no va a trabajar en la digitalización de documentos, sino en el documento electrónico como tal “ya que un documento digital es un papel que se escanea y se sube a la nube”.
Esto significa que, por ejemplo, una escritura pública que hoy en día son 15 o 20 páginas va a pasar a ser un archivo encriptado en el que se sabe quién es el comprador, el vendedor, cuál es el folio de matrícula que se afecta, si cumple o no con el pago de administración del apartamento, si está a paz y salvo con impuestos, entre otros.
Esta información la sube directamente el notario al sistema, lo que indica que se va a acabar el papel en las notarias y es en eso en lo que está trabajando la Supernotariado actualmente.
“El logro de este Gobierno va a ser el lanzamiento de la escritura electrónica antes del 7 de agosto”, indicó el superintendente.
"La Superintendencia tiene la obligación de conservar sus documentos. Entonces guardar la escritura no tiene razón de ser. Es mejor sacar el certificado y el Estado debe garantizar que lo que aparece allí consignado es verídico", añadió.
Y lo mismo las notarias, ya que uno de los costos más altos que pagan esas entidades es el espacio que se usa para guardar los libros con todos los documentos físicos como escrituras y que además tienen que estar al lado del notario.
Lo que busca la entidad de control con el documento electrónico es que, si el usuario quiere su escritura en papel, debe pagar por ese papel. De lo contrario, puede tenerla electrónica y se le hará llegar al correo. Pero si la quiere encriptada en su nube personal, también debe asumir un costo. En todo caso, siempre va a tener la garantía de que la Superintendencia va a tener en un archivo electrónico su escritura.
¿Cuánto cuesta tener archivos en físico?
El superintendente de Notariado y Registro aseguró que, en las 192 oficinas de registro que hay en el país, tienen 15,7 millones de folios o carpetas con papeles que le cuestan al Estado $470.000 millones anuales. Pero no es una cifra estática ya que cada vez que entran más papeles se debe extender el espacio y por ende la suma a pagar por el lugar y organizar todo el archivo.
Por tal razón, el funcionario expresó que el software que adquirió la Supernotariado costó US$10 millones, que serán pagados a una empresa de informática colombo-israelí. El jefe de la entidad de control aseguró que el programa y sus atributos están en etapa de desarrollo.
“Vamos a destinar unos recursos propios para dos cosas: uno, organizar esos archivos y conservarlos, incluso estamos considerando traer casi todo el archivo a una bodega en un municipio cercano a Bogotá y tenerlo ahí como un soporte. Ese contrato podría hacerse con una empresa privada”, destacó Mesa Guerra.