Una de las grandes sorpresas es conocer la respuesta a esta pregunta debido a una multa o una sanción operativa. Existe la errada creencia de que si las bases de datos con información personal no son utilizadas, no hay necesidad de cumplir con la ley 1581 de 2012, la cual establece el Régimen General de Protección de Datos Personales. Las Bases de Datos con información personal entendidas como domésticas son aquellas que una persona natural emplea para su vida privada: teléfonos, fotos, correos, cartas de familiares, amigos, conocidos, parejas.
Otra idea errada sobre el cumplimiento de esta norma y que ha llevado a varias empresas a sacar un capital importante de sus arcas es pensar que si sus bases de datos no son sujeto de comercialización en sí mismas no los cobija la norma. La realidad es que cualquier almacenamiento de información personal que haga una empresa debe ajustarse a los requerimientos contenidos no sólo en la Ley 1581 de 2012 sino también en el Decreto 1377 de 2013 con las demás normas concordantes; además hay que tener en cuenta que no sólo es registrar las bases de datos. El tratamiento de estas es delicado y debe ser asesorado por expertos.
La tenencia de las hojas de vida de los empleados, teléfonos y nombres de proveedores, cualquier información de clientes, es considerado uso comercial, es decir, cualquier base de datos que tenga que ver con el giro ordinario de los negocios de una empresa, como por ejemplo una IPS, la cual almacena información de historias clínicas de pacientes, sus datos de ubicación e identificación, situación que inequívocamente le lleva a ser destinatario de la norma.
Sea grande, mediana o pequeña empresa, debe estar sujeta al cumplimiento de la Ley para evitar no sólo la multa económica, que en varios casos ha llevado a quebrar las empresas, sino también las sanciones de operación que de igual manera afectan considerablemente la productividad y las metas económicas. Para evitar esto, consulte con profesionales expertos en el tema. REGISTRA tiene la capacidad de orientarlo y darle una solución integral y definitiva por un valor muchísimo más bajo que el de la multa que le impondrían.