Los sobrecostos en cualquier tipo de proyecto han sido un gran problema desde tiempo inmemorables. Por ejemplo, ¿sabías que el Canal de Panamá, inaugurado en 1914, tuvo sobrecostos de entre un 70 % y 200 %? Estos pueden deberse a diversos errores humanos o técnicos, y la gestión del valor ganado es un método que busca resolver estos desastres.
Las y los project managers son quienes más dolores de cabeza tienen cuando de administrar un proyecto se trata, ya que, a pesar de tener una buena organización previa al inicio de cualquier proyecto, las eventualidades son más comunes de lo que quisiéramos. Esto puede causar errores, retrasos o excesos que pongan en riesgo su rentabilidad o entrega.
En este contenido te diremos qué es el valor ganado en la gestión de proyectos y de qué manera puede ayudarte a mantener el control del tiempo y el dinero establecido en el plan inicial de tu empresa.
¿Qué es el valor ganado?
El valor ganado es una forma de medir y monitorear el nivel de trabajo completado de un proyecto contra el plan establecido desde su desarrollo. Es una manera fácil y rápida de determinar si dicho proyecto está atrasado en tiempo o excedido en presupuesto.
El valor ganado se mide con parámetros monetarios o de tiempo y es un requisito esencial en las herramientas de gestión. Félix Valdez, Project Manager y trainer de Lima, Perú, expresa la definición del valor agregado de una manera muy peculiar: «El valor agregado responde a la pregunta: ¿Cuánto hubiésemos dicho que habría costado lo avanzado hasta la fecha si nos hubiésemos hecho la pregunta el día que hicimos el presupuesto del proyecto?».
Esto nos deja muy claro que «el hubiera no existe» o tal vez sí, siempre y cuando se cuente con las herramientas y técnicas de prevención para predecir posibles eventualidades que afecten el buen andar de cualquier proyecto.
¿Para qué sirve la gestión del valor ganado o EVM?
El Earned Value Management (EVM) es una herramienta para la administración de proyectos; se utiliza para medir y predecir el rendimiento de un proyecto comparando el valor ganado planificado con el real. Mediante su uso es posible conocer desviaciones de costo y tiempo, lo que permite tomar decisiones estratégicas más rápidas y efectivas.
En función de los valores reales y planificados, el EVM busca predecir el futuro del proyecto y les da oportunidad a los project managers de ajustarse a los cambios o modificaciones en consecuencia, sin que sea demasiado tarde.
¿Cómo se calcula el valor ganado?Comprende los conceptos que giran en torno al valor ganado.
Calcula las variabilidades de tu proyecto.
Establece los índices de rendimiento.
Determina las previsiones del proyecto.
1. Comprende los conceptos que giran en torno al valor ganado
Para poder calcular el valor ganado es fundamental entender cada concepto que se usará para la fórmula. Estos son los siguientes: Budget at Completion (BAC). Este es el presupuesto inicial planificado que se determinó para llevar a cabo el proyecto.
Planned Value (PV). Es el presupuesto que se planificó para alcanzar un objetivo en una determinada fecha.
Earned Value (EV). Es el valor ganado, como ya lo explicamos. Esta definición se refiere a lo que realmente se ha conseguido hasta el momento con el presupuesto que se estableció en un inicio.
Actual Costs (AC). Se refiere a todos los costos erogados desde el inicio del proyecto hasta este momento.
La fórmula para calcular el valor ganado será el porcentaje de trabajo completado hasta la fecha multiplicado por el presupuesto inicial planificado (BAC, por sus siglas en inglés).
2. Calcula las variabilidades de tu proyecto
Una vez que sabes cuáles son los conceptos que tendrás en cuenta para calcular el valor ganado, lo siguiente es que conozcas las variabilidades de tu proyecto. Los resultados de las varianzas pueden determinarse de la siguiente manera: Si el resultado es 0, entonces tu proyecto va tal cual lo planificado.
Si el resultado es positivo (mayor) significa que tu proyecto va adelantado de tiempo o por debajo del presupuesto.
Si el resultado es negativo (menor) entonces tu proyecto va retrasado o se ha excedido del presupuesto inicial.
Las fórmulas para conocer las variaciones de tiempo y costo son:Variación de costo o Cost Variance (CV): EV - AC -> Este cálculo permite comparar lo que se ha hecho hasta este momento del proyecto y los costos que se han acumulado para alcanzar los objetivos actuales.
Variación de tiempo o Schedule Variance (SV): EV - PV -> Este cálculo, en cambio, compara los avances del proyecto al día de hoy con lo que se debería hacer hecho según la planificación predispuesta desde un principio.
3. Establece los índices de rendimiento
Este proceso es muy similar al de las variabilidades del proyecto. En este sentido, los resultados pueden interpretarse así: Si el resultado es mayor que 1, entonces es positivo.
Si el resultado es menor que 1, entonces es negativo.
Las fórmulas para el valor ganado en cada caso, son las siguientes:Índice de rendimiento de costos o Cost Performance Index (CPI): EV / AC -> Divide lo que se ha hecho del proyecto entre los costos reales ya realizados.
Índice de rendimiento de horario o Schedule Performance Index (SPI): EV / PV -> Se divide lo que se ha hecho entre lo que se debió haber realizado.
4. Determina las previsiones del proyecto
Los cálculos anteriores te brindan información sobre la situación actual de tu proyecto y te dan las bases para hacer previsiones puntuales para el futuro. Las fórmulas para conseguirlos son: Estimación al finalizar o Estimate at Completion (EAC): BAC / CPI -> Tiene en cuenta que el proyecto seguirá avanzando según lo alcanzado a nivel de rendimiento.
Estimación hasta la finalización o Estimate to Completion (ETC): contempla los gastos que se seguirán generando hasta culminar con el proyecto.
Varianza al finalizar o Variance at Completion (VAC): este cálculo te brinda la variación total entre lo planificado y la estimación realizada.
Como puedes ver, calcular el valor ganado no es realmente complejo. Solo es cuestión de contar con información actualizada sobre tu proyecto y empezar a hacer las consideraciones necesarias para que este pueda finalizar sin tantos excesos o retrasos.