En el marco del día internacional de los archivos (9 de junio), Diego Marsili, director en tecnología de Addoc —compañía argentina líder en soluciones integrales de almacenamiento, custodia de documentos, bienes y gestión de la información de manera inteligente— analiza cuáles son los principales beneficios de la digitalización, proceso a partir del cual se traspasa los archivos físicos a formato digital: ahorro de costos y espacio, sostenibilidad, mayor productividad, democratización de la información, data analytics y data security.
Ahorro de costos y espacio.
Digitalizar los documentos de la empresa es una buena inversión si se busca reducir costos operativos y la compra de ciertos insumos, como cajas para guardar los papeles. Además, favorece el ahorro de espacio físico y disminuye el desorden que generan los archivos en las oficinas. “En Addoc podemos gestionar grandes volúmenes de datos en nuestros servidores en un contexto seguro y alojar documentos de manera digital”, comenta Diego Marsili.
Sostenibilidad.
El proceso de digitalización promueve la sostenibilidad del negocio. Marsili sostiene que la reducción de insumos para guardar y organizar los documentos en papel, para trasladarlos, y la impresión de archivos de manera excepcional, contribuyen al cuidado del planeta y los recursos naturales.
Mayor productividad.
Trabajar con documentos digitales permite que las operaciones laborales sean más organizadas, rápidas y eficientes, porque las personas pueden disponer de los archivos, consultarlos y autogestionarlos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Incluso, existen soluciones digitales para trabajar archivos online que ofrecen múltiples ventajas, como la disminución de la ocurrencia de errores, ya que los mismos son corregidos por el programa, o la posibilidad de hacer un seguimiento y registro de cambios en el documento en tiempo real o diferido.
“Nuestros productos Content Workflow, Perfil Digital, Firmas, Onboarding y PSAD permiten darle utilidad a la información y gestionarla. Asimismo, hacen que los procesos se vuelvan más simples y automáticos, impactando positivamente en la productividad del equipo”, sostiene el CTO de Addoc.
Democratización de la información.
Muchas compañías cuentan con almacenes de archivos físicos distribuidos en distintos lugares. Eso determina que el acceso a la información lo tengan pocos usuarios y que la misma se deba replicar y compartir en entornos no seguros para que otras personas puedan visualizarla o trabajarla. La digitalización de archivos permite concentrar toda esa información en un solo lugar, el entorno digital, sin necesidad de centralizar los archivos físicos. “La digitalización de archivos combinada con nuestras soluciones de gestión documental ayuda a que las empresas democraticen sus documentos y datos en un contexto seguro y cuidado, donde diversos usuarios pueden participar de manera colaborativa en el uso y la edición de archivos con herramientas de customización, búsqueda por texto libre, trazabilidad de actividades y auditorias, e incorporación de sellos de autenticidad y firmas, entre otras ventajas”, agrega Marsili.
Data analytics.
La digitalización permite transformar un documento físico en conocimiento vivo a partir de la extracción de los datos que contiene el papel. Esos datos, combinados con el uso de diversas soluciones informáticas, se pueden organizar, analizar y manipular de distintas formas para optimizar el ejercicio de una organización, aportar valor en la toma de decisiones y descubrir oportunidades de negocio. Con relación a esto, Marsili indica que en Addoc cuentan con socios estratégicos y un equipo multidisciplinario especializado en data sciences, el cual combina los datos extraídos con metodologías de aprendizaje automático e inteligencia artificial para generar mayor valor y retornos en proyectos empresariales.
Data security.
La digitalización de archivos garantiza el control y la seguridad de la información por distintos motivos. Por un lado, las compañías pueden restringir el acceso a los datos a determinados usuarios o, por el contrario, admitir que múltiples individuos editen un archivo digital de forma simultánea. Por otro lado, las organizaciones pueden prevenir la pérdida de documentos porque, mientras se utiliza la información digital, que no pierde nitidez ni se deteriora con el tiempo como sucede con los documentos impresos, estos quedan almacenados en plantas bajo estrictas normas de seguridad y calidad. “En Addoc, día a día asumimos el compromiso de superar los más exigentes estándares de resguardo documental, por eso nuestros procesos están certificados bajo normas ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013, sinónimo de garantía en la calidad de sistemas de gestión y de seguridad de la información”, finaliza Marsili.
El auge del trabajo remoto, la búsqueda de optimización de los flujos de trabajo y la necesidad de diferenciación de otras empresas del mercado están llevando cada vez más a las entidades a transformarse y adaptarse a los nuevos avances tecnológicos. Pasar del archivo físico al digital es el primer paso para lograr posicionarse como una organización innovadora, eficiente, segura y flexible.