Data File presenta una plataforma de fácil implementación que brinda una experiencia ágil y sencilla a los usuarios para digitalizar procesos.
La era digital ha abierto la puerta a múltiples posibilidades de interrelación entre las personas, que van más allá del uso de plataformas sociales, haciendo necesaria la implementación de soluciones informáticas que permitan regular los procesos internos de las organizaciones, los cuales muchas veces requieren de la verificación de la identidad de los usuarios.
Han surgido figuras como el onboarding digital, el cual permite garantizar que una persona es quien dice ser, a través de factores de autenticación como biometría (el rostro, la voz, la huella) gracias a la Inteligencia Artificial, datos o documentos personales, palabras claves o contraseñas que se pueden validar con instituciones del Estado, como la Registraduría Nacional del Estado Civil en Colombia, entre otras.
Dichas identificaciones o autenticaciones electrónicas son útiles y necesarias para empezar a digitalizar procesos que normalmente se hacían en papel, con firma electrónica (persona conocible) o digital (persona conocida) para documentos importantes en las organizaciones, como los contratos de toda índole.
“De acuerdo con la Ley 527 de 1999 estos procesos de autenticación digital deben contar con cuatro características. Estas son la confidencialidad y privacidad de la información; la autenticidad en la identificación de la persona iniciadora o receptora; y la integridad, todo lo anterior garantizando que la información enviada por el iniciador de un mensaje es la misma del que lo recibió; y el no repudio que garantiza que el iniciador de un mensaje no puede desconocer el envío de determinada información”, indica Diego Alejandro Gutiérrez Montilla, profesor de Archivística de la Universidad de Antioquia.
Aunado a lo anterior, el artículo 244 del Código General del Proceso establece que el documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.
Es por esto que cada vez más se masifica el uso de mecanismos que permitan dar validez a la documentación tanto de uso personal como empresarial, como lo es el caso de la firma electrónica o digital gracias a herramientas de autenticación digital.
Desde el punto de vista técnico, la firma electrónica por sí sola es cualquier método de firma de documentos electrónicos que se realice mediante uno o más factores de autenticación o por medio de datos de identidad (biometría o con la consulta de datos personales), es decir, un conjunto de datos electrónicos que acompañan a una determinada información también en formato electrónico.
No obstante, como asegura Gutiérrez Montilla, “si le agregamos un componente adicional, como un certificado digital, se transforma en una firma electrónica certificada, dado que con este certificado expedido por una entidad avalada por la ONAC, se garantizan los elementos esenciales del mensaje de datos, incluyendo el no repudio. Este certificado digital de acuerdo con el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, permite dar fe de un acto o voluntad por parte de los firmantes, es decir que, se presume que el suscriptor tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con su contenido, tal como ocurre con la firma manuscrita”.
Diego A. Gutiérrez, profesor de Archivística de la Universidad de Antioquia y asesor de Data file.
DIEGO A. GUTIÉRREZ, PROFESOR DE ARCHIVÍSTICA DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Y ASESOR DE DATA FILE.
Data File presenta una nueva solución
“Los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley”, afirma Gutiérrez Montilla quien es además asesor de Data File, empresa que lanza una nueva solución para onboarding digital a través de firma electrónica, en alianza con EvidenciaSing y usando certificados digitales de Andes SCD.
Este producto ha sido diseñado para aquellas empresas que requieren confiabilidad en procesos de adquisición de nuevos clientes, de manera fácil, rápida y segura, cumpliendo con la normatividad internacional de la Comisión de Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (Cnudmi).
“La solución de Data File es ideal para que los desarrolladores puedan integrar los servicios de forma muy ágil, un par de horas deben bastar para que el servicio lo den de alta, tanto en las sedes electrónicas, como en sus aplicaciones móviles, así mismo brinda una experiencia de usuario ágil y sencilla de utilizar”, explica Gutiérrez Montilla.
Este servicio ofrece la posibilidad de realizar la desmaterialización de documentos, eliminando el uso de papel en las compañías y apostando de esta manera a la incorporación de prácticas ambientalmente responsables.
“La desmaterialización es tomar un documento físico o análogo y convertirlo en bits y bites a través de un mecanismo de digitalización, garantizando que es una fiel copia de lo que algún día fue papel”, comenta el asesor.
Entre los componentes de la solución que hoy Data File introduce en el mercado colombiano están: la gestión de identidad, la autenticación multifactor, el firmado de documentos (con firma digital o electrónica), la validación biométrica ante RNEC, las notificaciones electrónicas certificadas, la gestión de la autorización del tratamiento de datos personal (ATDP), los servicios de integración y la mesa de servicio.
Respecto a las líneas de intervención para aplicación de esta solución se destacan: onboarding del sector financiero, firmas pagaré electrónico, obtención de líneas de créditos y libranzas, proceso de compras en línea, procesos de inscripción, entrevistas y enrolamiento de personal y firmas de contratos de todo tipo.