Cuando hablamos de movilidad empresarial la mayoría de las veces debemos incluir diferentes tecnologías, y sin lugar a dudas se revisan elementos relacionados con escenarios que implican en algún momento no tener acceso a documentos en repositorios centralizados, siempre buscando la manera más “transparente” de conservar la experiencia de usuario y seguridad en la información. En ese orden de ideas, veamos como diferentes soluciones nos apoyan en esta tarea.
En la actualidad el trabajo fuera de línea ayuda a mantener la información de mis actividades (Eje. documentos de Word, Excel, PowerPoint ) en ubicaciones donde todo el equipo de trabajo tiene acceso, garantizando que cualquier cambio se encuentre actualizado tan pronto la conectividad con la red de mi compañía sea restablecida, ya sea conectando mi PC a la red de la oficina, o con una conexión a Internet utilizando Microsoft Direct Access; a esto lo llamamos “Always available offline” y es una tecnología para sincronización de archivos a PCs de usuarios corporativos disponible desde versiones de Windows Server 2003 en adelante.
Desde la versión de Windows Server 2012 R2 se tiene una nueva característica: “Work Folders“, la cual permite sincronizar archivos a PCs de usuarios corporativos, pero una de las diferencias interesantes es incluir dispositivos que no hacen parte del dominio… que quiere decir esto, que podemos utilizar una Microsoft Surface RT para trabajar en documentos corporativos de una manera segura, habilitando las opciones de cifrado en la información que estamos sincronizando.
Para la siguiente alternativa no vamos a centrarnos en la sincronización de archivos personales hospedados en la nube con OneDrive, vamos a ubicar esta tecnología en nuestra red interna o en la nube publica bajo el gobierno corporativo a través de OneDrive for Business, que nos permite sincronizar archivos de trabajo individuales y compartirlos con un equipo de trabajo. Al igual que los Work Folders permite incluir dispositivos que no pertenecen al dominio de Windows, pero incluye además equipos móviles como teléfonos y tabletas no Windows.
En la siguiente tabla mostramos una guía sobre cuando utilizar cada una de estas tecnologías:
| Offline Files | Work Folders | OneDrive | OneDrive for Business | |
| Datos corporativos | Si | Si | No | Si |
| Servicios en la nube | No | No | Microsoft OneDrive | Office 365 |
| Tipos de servidores | Servidores de archivos internos | Servidores de archivos internos, corriendo Windows Server 2012 R2 | Ninguno | SharePoint server (opcional) |
| Capacidades de colaboración | No | No | Si | Si |
| Clientes soportados | PCs conectados directamente a la red corporativa o a través de DirectAccess o VPN | PCs y dispositivos como Windows Surface RT internos y externos a la organización | PCs, Mac computers, Windows Phone, iOS, Android | PCs, iOS, Android, Windows Phone |
Por último y centrándonos aún más en las ventajas que proporciona el trabajo fuera de la línea con OneDrive for Business, una de las ultimas capacidades habilitadas son las relacionadas con el soporte para Data Lost Protection – DLP –, las cuales ya permiten que a través de la consola de Office 365 Compliance Center configurar reglas y políticas que cumplan con estándares como el de PCI DSS – Payment Data Security Standard – cuando se comparte información con entidades externas a la organización, o habilitar opciones para limitar el tiempo de acceso en la edición o visualización de información compartida.
En el siguiente enlace les dejamos más detalle sobre esta última funcionalidad: