Un apretón de manos firme, un tono de voz agradable, asentir con la cabeza: todos estos son gestos que pueden ayudar a que tu cliente se sienta cómodo cuando interactúa contigo en persona.
¿Pero cómo cuidar las relación con tus clientes cuando la mayor parte de la comunicación sucede a través de correos electrónicos? En mensajes donde, a pesar de que todo queda por escrito, la tonalidad de las palabras puede malinterpretarse fácilmente, cambiando el significado o la intención del mensaje original.
Cuando la atención se centra en un texto, la forma de organizar tus oraciones y preguntas se vuelve más importante que nunca. Es posible que estos siete cambios en la comunicación con tus clientes parezcan intrascendentes, pero pueden tener un gran impacto en el valor que perciben de tu empresa.
1) Usa “nosotros” en lugar de “yo” para posicionarte como miembro del equipo del cliente.
En lugar de decir: “Empezaré a desarrollar sus perfiles de clientes”.
Di lo siguiente: “Podemos empezar a desarrollar nuestros perfiles de clientes”.
Al final del día, esta colaboración tiene como objetivo el mismo resultado para ambas partes: lograr el éxito del cliente. Cuando hablas de “yo” para referirte a una tarea u objetivo, haces que tu agencia se perciba como una entidad externa. Utiliza “nosotros” para propiciar una conversación entre el cliente y tú que indique la pertenencia al mismo equipo. Esto genera una mentalidad de unidad que puede mejorar el vínculo entre tu agencia y el cliente, reducir los conflictos de cara al futuro y hacer que todos estén en sintonía respecto a los objetivos y las expectativas del proyecto.
2) Limita el uso de “usted o tú”, particularmente en situaciones que puedan derivar en conflictos.
En lugar de decir: “Usted me dijo que esas publicaciones debían estar listas el jueves”.
Di lo siguiente: “En nuestro última conversación por correo electrónico, entendí que esas publicaciones debían estar listas el jueves. Le ruego que me indique si se introdujo cualquier cambio”.
Nada convierte un simple malentendido en un conflicto en toda regla que decir un detonando como “bueno, usted dijo que...” en el correo electrónico a un cliente. Dirigirse directamente al cliente en una interacción tensa marca una separación: su empresa contra la mía. Esta separación echa a perder de inmediato cualquier progreso que hayas logrado con el equipo del cliente.
Cuando abordes aspectos en los que el cliente esté en desacuerdo, lo mejor es evitar por todos los medios buscar un culpable. Culpar a alguien, aunque sepas que tienes la razón, solo hará que se destruya el posicionamiento que tu equipo ha logrado, además de dificultar futuros acuerdos entre el cliente y tú.
En lugar de usar “usted o tú”, haz un esfuerzo coordinado para ponerte en la piel del cliente. Deja claro que el personal de tu equipo está tratando de alcanzar el mismo objetivo para ayudarlo y que estás de su lado para garantizar que todo se resuelva con fluidez. Al final del día, conservar la relación cuenta más que confirmar que tienes la razón.
3) Recuerda los nombres del personal de tu cliente y úsalos con frecuencia.
En lugar de decir: “Hablé con alguien de su departamento de marketing el viernes”.
Di lo siguiente: “Hablé con Ana, de su departamento de marketing, el viernes”.
Recordar nombres parece algo insignificante en el panorama general de la situación, pero puede demostrar que tu agencia está verdaderamente comprometida con la empresa de un cliente. ¿Alguna vez has ido a una cafetería y, al pedir tu café, el camarero no entendió bien tu nombre? No es de gran importancia, pero te hace sentir desatendido o como si la empresa no prestara atención a lo que intentabas comunicarle.
Apréndete los nombres del personal de tu cliente desde el principio y consérvalos en algún lugar accesible para cuando tengas que escribir un correo electrónico o debas enviar un mensaje. Es más que un pequeño toque personal; le declaras al cliente que en realidad prestas atención y que quieres añadir valor al equipo.
4) Presta atención, incluso cuando no estés disponible.
En lugar de no decir nada.
Di lo siguiente: “¡Hola, Ana! Estoy a punto de participar en una llamada con otro cliente. ¿Le parece bien si me pongo en contacto con usted esta tarde por correo electrónico?”.
Estar atento a varios clientes (además de a tu propia vida, claro) significa que no siempre estarás disponible para hablar con ellos; y eso lo entendemos. La mayoría de los clientes entenderá que no puedes estar disponible las 24 horas de los 7 días de la semana. Sin embargo, comunicar tus ausencias y disponibilidad puede garantizar a tus clientes que no los estás evitando y que, en realidad, te interesa abordar sus preocupaciones.
Comunica cualquier periodo largo de vacaciones a tus clientes con algunas semanas de antelación, y proporciónales un contacto con el que puedan resolver cualquier emergencia. Si un cliente se pone en contacto contigo cuando no estás disponible, no pospongas devolverle la llamada durante mucho tiempo, ya que esto puede darle la impresión de que no estás plenamente comprometido con su empresa. Realiza un seguimiento, explícale que estás ocupado e infórmale sobre algunos momentos en los que estarás desocupado para que se comunique contigo. Los clientes apreciarán tu honestidad y se sentirán atendidos, incluso cuando estés lejos de la oficina.
5) Establece expectativas claras sin dirigir al cliente a un callejón sin salida.
En lugar de decir: “No podemos hacer eso”.
Di lo siguiente: “Esto no está dentro de las posibilidades de nuestro contrato actual, pero si es algo que desea considerar como futuro proyecto, estaremos encantados de ayudarle”.
Con frecuencia, los clientes exigen el máximo de sus contratos para obtener el mayor valor posible de tu agencia, así que debes establecer expectativas respetuosas y firmes sobre el motivo de tu contratación. Cuando un cliente hace una solicitud que está fuera del alcance de su contrato, en lugar de rechazarla, haz que se convierta en una oportunidad para generar un proyecto nuevo. Evita siempre las comunicaciones que parezcan ser una barrera. Aunque la respuesta sea un “no” firme, brinda al cliente una solución alternativa que beneficie a todos.
6)En lugar de cuestionar la decisión de un cliente, debes asegurarte de lograr un acuerdo.
En lugar de decir: “¿Está seguro de que eso es lo que quiere?”.
Di lo siguiente: “Solo quiero confirmar estos cambios con usted y ofrecerle algunas sugerencias adicionales sobre cómo podríamos lograr sus objetivos”.
Imagina que has pasado los últimos tres días diseñando una infografía minimalista y clara, pero el cliente responde que quiere que edites todo el texto para que tenga un tamaño de 72 puntos, sea de color rosa oscuro y que la fuente sea Comic Sans. Ofende a tu sentido de diseñador y por instinto respondes de inmediato con un mensaje de incredulidad, del tipo: “¿está seguro de que es eso lo que quiere?”.
Cuestionar directamente la decisión de un cliente puede dar una impresión de superioridad, y podría hacerle sentir que no valoraras su perspectiva (incluso si esta visión es de color rosa oscuro y está en Comic Sans). Todo el mundo quiere sentir que su opinión es tenida en cuenta, así que es importante que evites ofender a tu cliente rechazando de inmediato cualquier idea que tenga para un proyecto.
En lugar de horrorizarte por lo que crees que es una sugerencia absurda, trata de retroceder y asegurarte de que trabajas con tu cliente para lograr los mismos objetivos. El cliente te contrató porque eres experto en lo que haces, así que si te parece que un proyecto va en la dirección equivocada, tu responsabilidad es sugerir alternativas e identificar aspectos en los que poder comprometerse a lograr sus objetivos. Si sus sugerencias parecen fuera de lugar, tal vez es una advertencia de que debes reconectar con el cliente y volver a evaluar hacia dónde se dirige el proyecto.
7) Cuando no estés seguro de la coordinación con el cliente en un proyecto, comunícate con él para aclarar cualquier situación.
En lugar de decir: “No entiendo qué es lo que quiere que haga, ¿podría aclarármelo?”.
Di lo siguiente: “Entiendo que necesitamos volver a evaluar nuestras palabras clave para esta publicación, ¿cierto?”.
Una de las mejores cualidades de una persona que sabe escuchar es aclarar cualquier detalle para asegurarse de entender la información correcta. Después de una prolongada conversación por teléfono o correo electrónico con un cliente, es fácil pensar que no están totalmente coordinados en todos los aspectos o que posiblemente no se te ha escapado un detalle importante.
En lugar de limitarte a decir que no entiendes algo, intenta reformular centrándote en lo que entendiste de la conversación y pregunta al cliente si esta información es correcta. Aclarar estos detalles garantizará que entiendes a la perfección lo que el cliente trata de comunicarte y te confirmará si existe armonía entre ambos.
No temas entrar en detalles, ya que es responsabilidad de tu agencia realizar las preguntas adecuadas y hacer que el proyecto siga avanzando hacia la dirección correcta. ¿El cliente solo quiere cambiar algo en un proyecto que ya entregaste? ¿Tal vez necesitan hacer un cambio mayor al panorama general?
Nunca dejes de confirmar los objetivos finales y cómo se medirá su éxito. Si los objetivos empiezan a cambiar durante el transcurso de un proyecto, anota las metas nuevas y envíalas a los equipos de ambas empresas para mantener informados a todos.