La digitalización de documentos va más allá de pasar un archivo de un formato físico a uno digital
Ve más allá de llevar archivos físicos a formatos digitales; presenta soluciones que enriquezcan el flujo operativo de las empresas al capturar, clasificar y organizar sus archivos de valor
Sistemas automatizados
Cinco días es el tiempo que José Manuel Godínez, gerente de Producto de Compusoles S.A de C.V, debe esperar para que autoricen un contrato; se requiere la firma de los representantes de los departamentos legal y administrativo, en el inter, si se detecta algún error, el documento volverá a manos del señor Godínez para que vuelva a realizar el proceso con una versión corregida.
¿Qué ocasiona lo anterior? Impresión y uso innecesario de papel, pérdida de tiempo y retrasos con el cliente final. Godínez solo es uno de los 15 vendedores que atiende la sucursal de la zona sur, falta la plantilla de colaboradores en el norte y oriente de la ciudad.
Un negocio dedicado al comercio no es el único afectado por esta práctica análoga; sucede en despachos contables donde acumulan información en salas repletas de archivos; una biblioteca o museo que necesitan preservar documentos históricos; oficinas de gobierno que deben agilizar el flujo de trabajo.
Piensa en las Pequeñas y Medianas Empresas -Pymes- y grandes corporativos que requieren respaldar documentos como facturas de compra, pedidos, contratos de personal, entre otra información sensible en ambientes que ahorren espacio y aseguren la información almacenada.
¿Qué solución tecnológica apoyaría este tipo de iniciativas? Si la compañía del señor Godínez invirtiera en tecnología para digitalizar documentos, dos días sería el plazo máximo para que se aprobaran los contratos: un software inteligente notificaría a las áreas que participen la necesidad de que revisen el escrito.
Si presenta alguna modificación, basta que regresen el archivo en automático para corregirlo, no hay necesidad de imprimirlo en repetidas ocasiones.
La digitalización de documentos va más allá de pasar un archivo de un formato físico a uno digital; la solución extrae información valiosa; enriquece el flujo operativo de las empresas mediante la captura, clasificación y organización de documentos; simplifica las tareas internas y agiliza la búsqueda de datos en cuestión de minutos.
El negocio de los proveedores de tecnología es atractivo por el hecho de ofrecer servicios integrales en torno a este tipo de soluciones, existen pocos competidores de perfil especializado y es el mercado que demanda ofertas para digitalizar en alto volumen.
Un canal de distribución tiene el compromiso de prepararse como un especialista en la materia para entablar conversaciones de negocio y entender el tipo de documento y operación que realiza el área de la empresa que pretenda digitalizarse.
“Primero hay que saber el proceso actual de los usuarios, de ahí identificar en qué áreas faltan recursos para reducir tiempo o abatir costos. De esa forma se hace una propuesta que contemple hardware y software y que agregue valor al curso del negocio”, recomendó Reyna Martínez, subdirectora Comercial de Compucenter de México.
Aunque en cada vertical de mercado el flujo es diferente, los clientes buscan equipos de fácil uso, que proyecten imagen de calidad, así como precisión de captura y que se acoplen a la cadena sin complejidades, dijo Jorge Esquivel, gerente de Ventas de Documentos e Imagen en Panasonic.
Para Fernando Aldana, director de Ventas para Alaris México, es importante que identifiques el tipo de gramaje; cantidad, tamaño y estado físico del papel para considerar las velocidades adecuadas al momento de llevar a cabo el proceso de digitalización.
Una vez que el escrito esté digitalizado, desde el software se programa el destino de resguardo. Puede ser sobre una simple carpeta compartida de un ordenador, un servidor de la empresa o en aplicaciones de nube pública o privada.
Existen plataformas que modifican datos del archivo original mediante el reconocimiento óptico de caracteres, sin embargo, cuando esto sucede, la imagen retocada suele diferenciarse mediante una marca de agua.
Un sistema de gestión etiqueta y clasifica el contenido de acuerdo al criterio de la empresa. Estos sistemas también integran protocolos de seguridad que autorizan la gobernabilidad de la información, el tipo de usuarios permitidos al acceso y edición del texto.
Por otra parte, son compatibles para operar con el ERP de una compañía o aplicaciones propias.
¿Por qué apostar por la oferta?
Ante la información generada en el día a día, la digitalización de documentos sirve para todas las verticales de mercado. Desde manufactura, salud, notarías, banca, educación, corporativos, gobierno, Microempresas y Pequeñas y Medianas Empresas -MiPymes-.
Roberto Arellano, gerente regional del mayorista team, estimó que un 25 % de las empresas mexicanas usa soluciones de digitalización; calculó que la demanda aumentará 15 % año contra año.
Modelos de Transformación Digital impulsan la captura de información por temas de eficiencia; pero no son los únicos: este año entró en vigor la Ley General de Archivos que obliga a todas las entidades públicas a conservar y administrar todo el acervo histórico con sistemas automatizados, informó Jorge Aguirre, director Técnico de Compucenter de México.
Para competir en el mercado es bueno conocer las principales actividades del cliente, así puedes ajustar una oferta al negocio.
En las MiPymes son prioridad las facturas de compraventa por obligaciones fiscales, así como un acervo de capital humano, certificaciones e información contable. Un escáner compacto, portátil y que dé autonomía al personal es preferente para invertir en la solución.
Los grandes corporativos o industrias específicas como la de manufactura habitan diferentes departamentos. Su misma naturaleza demanda altas velocidades de digitalización para no afectar procedimientos internos. Un escáner de alto volumen que capture hasta 130 páginas por minuto sirve en estos clientes.
En bancos un equipo personal para oficina agiliza la captura de datos por parte del ejecutivo. Generalmente, se piden equipos de cama plana que digitalicen pasaportes, credenciales, comprobantes de domicilio, entre otros de referencia personal.
En constructoras, equipos de gran formato son útiles para mapas, croquis y fotografías satelitales. El detalle que puede aportar esta gama es un elemento valioso para estos profesionales.
Los bufetes de abogados y despachos contables son candidatos naturales por la cantidad de expedientes que trabajan a la semana. Los escáneres de producción se adaptan a estas actividades.
Marcas como Alaris, Epson, Panasonic y Canon te apoyan a través de un portafolio segmentado y con ofertas especializadas. Insisten que el negocio no es un simple escaneado de imagen, hace falta explotar servicios integrales si lo que buscas son márgenes atractivos.
A especializarse con Panasonic
El portafolio de Panasonic incluye soluciones de segmento personal (15 páginas por minuto) y de producción. Image Capture es el software de captura, a través de esta plataforma eliges el destino de salida: en el disco duro de una computadora, en aplicaciones de nube, o bien, tus clientes tienen la opción de enviarlo como archivo adjunto de correo electrónico; formato PDF y Word Office.
Jorge Esquivel, gerente de Ventas de Documentos e Imagen, dijo que los escáneres del fabricante son compatibles con aplicaciones de terceros como Kofax y Documentum y agregó que tienen ofertas listas para los mercados de gobierno, manufactura, banca y Pymes.
Los dispositivos tienen la capacidad de escanear archivos simultáneos; en papel rígido, en opalina y cebolla. No es necesario enviar el activo a un ordenador o servidor remoto, hay alternativas para transferirlo a dispositivos iOS y Android, detalló el ejecutivo.
De elegir el portafolio, Panasonic recluta a proveedores con áreas de soporte, preventa y postventa, así como con departamento de ingeniería. Si es necesario, el personal del fabricante ofrece capacitaciones personalizadas al cliente.
Diferenciador: Especialidad
Escáner Panasonic kv-n1058x
El Escáner kv-n1058x es ideal para oficinas pequeñas y medianas, junto con entornos empresariales, bancos e instituciones financieras, de salud y hoteleras. Sus capacidades de red significan que los escaneos se conectan directamente a los sistemas de los usuarios, sin la necesidad de una PC (escaneo a correo electrónico, servidor SMB, SharePoint o nube).
El escaneo dúplex de alta velocidad ahorra tiempo (65 páginas por minuto) y ofrece una mayor flexibilidad: se pueden escanear pasaportes, tarjetas en relieve y formatos largos de papel. Image Capture Mobile que permite enviar datos escaneados directamente a su teléfono inteligente o tableta
Karla Ortiz, gerente de Mercadotecnia Soluciones de Oficina de la división BISG en Canon
Impulsa ambientes híbridos
En manufactura, finanzas y salud se localizan el tipo de cuentas que Canon quiere atraer mediante equipos personales y de alto volumen. La estrategia es diseñar de ambientes híbridos en el cual los documentos que permanecen en formato físico se integren sin problemas a los flujos de trabajo digital.
Canon opera cuatro niveles de soluciones de acuerdo al presupuesto, tamaño y necesidad de un cliente. A partir de una captura puede almacenar el flujo de trabajo en una carpeta compartida de red, en la computadora principal o servidor de la empresa; en un nivel más avanzado puede instalar aplicaciones sobre un servidor físico o en infraestructura de nube para que administre la información digitalizada.
Si la empresa dispone de una suite de aplicaciones que gestiona y almacena el contenido digital las soluciones de Canon se adaptan a ellos, aseguró Karla Ortiz, gerente de Mercadotecnia Soluciones de Oficina de la división BISG.
A través de un programa de una capacitación, el equipo del fabricante educa al canal de distribución a fin de realizar investigaciones sobre ambientes de documentos y el armado de soluciones a la medida, asimismo los entrena para desplegar el servicio postventa.
"Los capacitamos para ir desde cero a un nivel experto en estas soluciones que son de Transformación Digital", aseguró Ortiz.
Diferenciador: Solución a la medida
Escáner Canon DR-C240
El escáner DR-C240 cuenta con una fabricación de alta calidad y unas características centradas en la productividad. Al ofrecer una alta velocidad de escaneado de hasta 45 ppm/90 ipm, el equipo es la opción para oficinas y grupos de trabajo. Gracias a su funcionamiento silencioso y su diseño compacto y atractivo, ofrece la mejor imagen en oficinas y puntos de atención al cliente, como bancos, hoteles, hospitales y oficinas gubernamentales.
Fernando Aldana, director de Ventas en Alaris México
Complementa la Transformación Digital
Alaris identificó áreas de oportunidad en los nichos de logística y distribución, educación, jurídico, salud, retail y gobierno. El portafolio se compone por 20 modelos de escáner alineados a los ambientes de captura distribuida y centralizada, apuntó Fernando Aldana, director de Ventas en Alaris México.
En el primer ambiente comercializa equipos inalámbricos, en el caso de captura centralizado aquellos que rinden las 24 horas del día y velocidades para una gran cantidad de volumen. El software de captura es Alaris Capture Pro que puede instalarse en diferentes versiones, esto depende de la necesidad del cliente.
Por ser una solución ligada a la Transformación Digital, dijo que el fabricante complementa a Integradores de Servicios -ISV- y especialistas en ciberseguridad, almacenamiento y nube.
De pertenecer a su comunidad de canales te apoyará con descuentos especiales, material de marketing, equipo semilla, así como un portal en línea que dé seguimiento al número de ventas, renovaciones, pruebas de ejecución y certificaciones de productos y soluciones.
Diferenciador: Rendimiento
Escáneres Alaris Serie i4000
Los escáneres de producción de alta velocidad son idóneos para oficinas administrativas, oficinas de servicios y proveedores de servicios externos (BPO). Los equipos de la Serie i4000 son de gran formato para hacer frente a exigentes volúmenes de digitalización que requieren compatibilidad entre el escáner y las aplicaciones de captura avanzadas.
La combinación de funciones como el apilamiento de salida controlado, las tasas de digitalización de hasta 150 mil documentos al día en determinados modelos con velocidades de 250 páginas por minuto y la tecnología Dynamic Flow hace de los escáneres Alaris una alternativa para la digitalización de producción.
Manuel Guerrero, gerente regional de Negocios para Impresoras Empresariales y Escáner de Epson
La propuesta debe ser integral
En Epson promueven una diversidad de 17 equipos de escáner de documentos y nueve de fotografía para alinearse a la operación de la Pyme. El personal de un departamento que mantiene un flujo constante puede trabajar con equipos cuya velocidad ronda en los 25 y 70 PPM, si hay casos donde no es relevante el escaneo un equipo multifuncional es alternativa.
“Lo que hacemos es visitar al cliente, identificamos una necesidad real y con base en ello determinamos el equipo que eficiente el proceso de cada uno de los departamentos”, señaló Manuel Guerrero, gerente regional de Negocios para Impresoras Empresariales y Escáner de Epson.
Dijo que uno de los objetivos de la marca es profesionalizar el ecosistema de canales para esta unidad de negocio, por ello pone énfasis en módulos de capacitación técnica y comercial para el desarrollo de soluciones integrales a partir de una venta consultiva.
Document Capture Pro es el software de captura instalado en cada uno de los equipos que integran el portafolio de Epson. Guerrero aclaró que es la plataforma de entrada para empezar los procesos de digitalización; sin embargo, pueden migrar a software de terceros.
Diferenciador: Versatilidad
Epson WorkForce DS-40
El WorkForce DS-40 es más fácil digitalizar documentos y enviar de manera inalámbrica directamente a la nube y a diversos dispositivos como teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras con sistemas operativos Windows e iOS. Su portabilidad y conexión inalámbrica permite capturar datos en cualquier momento como recibos, estados de cuenta, tarjetas de presentación y mucho más.
El equipo pese menos de 500 gramos y se puede alimentar tanto con baterías como con una fuente de alimentación USB. Dispone de reconocimiento óptico de caracteres y digitaliza a documentos PDF con capacidad de búsqueda y edición.
Te guían en el todo el proceso
Roberto Arellano, gerente Regional de team
El mayorista team vende los servicios de capacitación e integración de soluciones a nombre de tu empresa. A través de un ingeniero en sitio e infraestructura de la compañía te acompaña en el desarrollo de un proyecto el tiempo que sea necesario, detalló Roberto Arellano, gerente Regional de la empresa.
Durante el dimensionamiento previo puedes apoyarte en las áreas de preventa y venta, así como en pruebas de concepto. Una vez que conocen el tipo de documentos a digitalizar se integran los equipos que cumplan con el flujo de operaciones y que será la presentación de tu oferta, agregó el ejecutivo.
El mayorista atiende a distribuidores sin experiencia en digitalización de documentos, integradores de soluciones y canales en servicios administrativos. Si inviertes en la infraestructura técnica y comercial, así como en el conocimiento de las soluciones y los alcances del negocio puedes estar listo para ejercer un proyecto de forma independiente es un máximo de seis meses, recomendó el ejecutivo.
La propuesta de team incluye la oferta de Panasonic, Alaris, AutoStore, Microsoft y Qlik.
En el caso de Compucenter, el mayorista representa a Fujitsu, Avision y Panasonic e Inotech. Para formatos especiales como documentos encuadernados y en microfichas tiene a Treventus Mechatronics, SunRise e Image Acces. En la oferta de software distribuye ABBYY, Pixensoft y Opentext.
Al ser un mayorista autorizado como centro de servicio te auxilia en labores de preventa, venta y postventa, esto incluye material de demostración de todas las marcas. También te asesora en el diseño de una solución inteligente y en el registro de proyectos de gobierno e iniciativa privada para diferenciarte por ventajas competitivas, dijo Reyna Martínez, subdirectora Comercial de Compucenter de México
La estrategia de Compucenter es capacitar a cualquier perfil de socio el portafolio de hardware y software, también promueve pláticas sobre la Ley General de Archivos para que sepan detonar oportunidades.
En Daisytek, el mayorista de valor comercializa el portafolio de Xerox, HP Inc y Epson. Cada marca es atendida por un especialista de soluciones que te soporta en la consultoría.