De acuerdo con la compañía, las novedades en su plataforma de colaboración ayudan a las personas a sentirse más conectadas con sus equipos y a reducir el desgaste que producen las videollamadas; permiten que las reuniones sean más inclusivas y participativas, y ayudan a simplificar el trabajo y a ahorrar tiempo. Además, presentó las conclusiones de una nueva versión de su Índice de Tendencias Laborales.
Microsoft informó que dedicó los últimos meses a aprender de sus usuarios y a conocer la manera en que utilizan las herramientas. También colaboró con expertos en estudios de Realidad Virtual, Inteligencia Artificial y productividad para ayudar a entender cómo será el futuro del trabajo. Los hallazgos de este trabajo fueron utilizados para diseñar tecnologías que ayuden a los clientes tanto en el actual contexto como en el futuro.
Modo Juntos: Con el objetivo de ayudar a reducir la fatiga que producen las videollamadas, el modo Juntos incorpora IA para ubicar a los participantes en un fondo digital compartido, esto produce la sensación de estar todos en la misma sala. Este modo hace las reuniones más interactivas, ya que ayuda a las personas a enfocarse en la cara y en el lenguaje corporal, de esta manera permite captar las señales no verbales que son tan importantes para la interacción humana. Es ideal para las reuniones en las que hablarán muchas personas. El modo Juntos con la vista de auditorio ya empezó a desplegarse y estará disponible para todos en agosto.
Vista Dinámica: Esta función da mayor control sobre la manera en que se comparte el contenido con otros participantes. Los nuevos controles incluyen la capacidad de mostrar contenido compartido y participantes específicos uno al lado del otro y permite personalizar la vista para adaptarla a cada necesidad. La vista dinámica se desprende de las mejoras en Teams anunciadas en junio, incluye una vista de galería ampliada (disponible en agosto), que hace posible ver hasta 49 personas en una reunión al mismo tiempo y salas virtuales que permiten a los organizadores de la reunión dividir a los participantes en grupos más pequeños.
Filtros de video: Se incorporan filtros de video como los que se utilizan en redes sociales y aplicaciones de edición de fotos. Además, antes de unirse a una reunión, las personas pueden utilizar los filtros para ajustar el nivel de luz y disminuir el enfoque de la cámara.
Extensión de mensajes Reflect: Crear un ambiente que brinde apoyo emocional es clave para que las personas puedan mantenerse sanas, contentas y enfocadas. La nueva extensión de mensajes Reflect da la posibilidad a los superiores y docentes de comunicarse con los equipos o estudiantes para saber cómo se sienten de una manera fácil, ya sea respecto a su estado de ánimo general o a temas específicos (el balance entre el trabajo y la vida personal, el proceso de un proyecto, las noticias o algún cambio dentro de la organización, etc.) Los administradores de tecnología de cada organización podrán instalar la extensión Reflect desde GitHub y luego ponerla a disposición de los demás usuarios en el menú de extensiones de mensajes. Una vez instalada, la extensión ofrece preguntas sugeridas para saber cómo se sienten los empleados/estudiantes y ofrece la capacidad de agregar preguntas personalizadas que los integrantes de los equipos pueden responder a manera de encuesta que puede o no ser anónima. La extensión de mensajes Reflect estará disponible en las próximas semanas.
Reuniones más inclusivas
Reacciones Live: En las reuniones online muchas veces es difícil captar los gestos, lo que impide a las personas que presentan percibir las reacciones del público. Próximamente, los participantes podrán reaccionar durante una reunión con emojis que se mostrarán a todos. Reacciones Live es una función compartida con Live Presentations de PowerPoint, que permite al público dar feedback en tiempo real. Próximamente se incorporará PowerPoint Live Presentations en Teams, para impulsar aún más la participación del público directo desde Teams
Burbujas de chat: Por ahora los usuarios de Teams tienen que abrir de forma manual la ventana del chat para ver la pantalla de conversación, pero próximamente las conversaciones que se envíen durante una reunión en Teams aparecerán en la pantalla de todos los participantes, de esta manera, los chats se convertirán en parte integral de la conversación.
Transcripciones en tiempo real e identificación de quién habla: Teams ofrece subtítulos en tiempo real, pero próximamente se agregará una nueva función que permite designar a la persona que habla para que en los subtítulos se indique quién está hablado. Una vez que termina una reunión, el archivo de la trascripción se guardará de forma automática en la pestaña del chat de esa reunión. La función de contar con subtítulos en tiempo real en otros idiomas estará disponible próximamente.
Reuniones interactivas para más de 1.000 participantes: Teams se amplía para para admitir hasta 1.000 participantes de manera tal que se puedan llevar adelante reuniones interactivas en las que todos los asistentes puedan conversar, desactivar el modo de silencio y encender su cámara para colaborar en tiempo real. Para los casos en los que sea necesario reunir a más personas para ver una presentación, Teams apoyará este tipo de experiencia de reunión para hasta 20.000 participantes.
Actualizaciones a Microsoft Whiteboard: Las herramientas visuales pueden lograr que las reuniones y los ambientes educativos sean más eficaces e inclusivos. Whiteboard en Teams pronto se actualizará con funciones nuevas que incluyen: tiempos de carga más rápidos, notas adhesivas, texto y funciones que permiten arrastrar y soltar. Estas características permiten que los integrantes del equipo que no cuentan con pantallas táctiles también puedan participar en las sesiones de Teams con pizarrón.
Tareas más simples en menos tiempo
Tareas: Disponible a partir de julio, a aplicación de Tareas en Teams ofrece una nueva vista unificada de las tareas en Microsoft To Do, Planner y Outlook. Las listas inteligentes como “Asignado a mí” unifican las tareas de los diferentes planes compartidos, ya sea que utilicen un dispositivo de escritorio, web o móvil.
Respuestas sugeridas: Las respuestas sugeridas en el chat de Teams utilizan IA asistencial para crear respuestas cortas con base en el contexto del mensaje anterior. De esta manera, cuando alguien pregunte, por ejemplo: “¿Tenés tiempo de reunirte hoy?”, podrán responder por sí o por no sin tener que usar el teclado. Esta función estará disponible a partir de julio.
Cortana en Teams: Cortana, que utiliza IA y Microsoft Graph para ofrecer asistencia por voz, llegará pronto a la aplicación móvil de Teams. Si las personas tienen las manos ocupadas, pueden pedirle a Cortana que haga distintas cosas (hacer una llamada, unirse a una reunión, enviar mensajes por chat, compartir archivos, etc.) Estas experiencias de asistencia por voz se brindan mediante los servicios empresariales de Cortana, que adhieren a los compromisos de privacidad, seguridad y cumplimiento de Microsoft 365. Cortana estará disponible en la aplicación móvil de Teams en iOS y Android en las próximas semanas para los usuarios de Microsoft 365 Enterprise en Estados Unidos en inglés.
Pantallas Microsoft Teams: Es una nueva categoría de dispositivos all in one que incorporan una pantalla táctil y una experiencia de manos libres a través de Cortana. Los usuarios pueden usar lenguaje natural para interactuar con Cortana. Estos dispositivos se integrarán de forma transparente en las PC y ofrecerán acceso a los archivos, calendario, llamadas, reuniones y conversaciones en Teams. Además, con las opciones para desactivar la cámara y silenciar el micrófono, las conversaciones se mantienen privadas. Lenovo ThinkSmart View será la primera pantalla de Microsoft Teams en comercializarse, mientras que Yealink también será uno de los primeros dispositivos en esta categoría. Las pantallas de Microsoft Teams con Cortana estarán disponibles en Estados Unidos a finales del 2020.
Experiencias de reuniones sin contacto: Actualmente Teams permite a las personas unirse a las reuniones y compartir contenido desde sus propios dispositivos. Más adelante se habilitarán estas capacidades también en Surface Hub. Estas funciones se desarrollaron en una nueva sala remota en la experiencia móvil de Teams que ofrecerá controles adicionales en las reuniones (por ejemplo: la capacidad de unirse o salir de la reunión, activar o desactivar el sonido en la sala, ajustar el volumen, encender o apagar las cámaras, etc.) Además, próximamente se habilitarán comandos de voz para los dispositivos Microsoft Teams Room que permitirán a los participantes unirse o salir de una reunión, o sumar a otras personas o número telefónico. Estas funciones estarán disponibles a finales del 2020.
Índice de Tendencias Laborales
Además, se presentan los resultados del segundo Índice de Tendencias Laborales elaborado a partir de tres fuentes: el uso de las herramientas de Microsoft por parte de los usuarios; los resultados de una encuesta y las conclusiones de más de 30 proyectos de investigación que incluyen estudios sobre el cerebro humano.
“A partir de estas investigaciones pretendemos entender los aspectos positivos y negativos del teletrabajo para desarrollar productos adecuados, predecir cómo cambiará el empleo en el futuro y ayudar a nuestros usuarios a prosperar en este nuevo mundo laboral. Los anuncios reflejan nuestra visión sobre lo que vendrá en el mundo del trabajo. Creemos en un futuro en el que todos puedan contribuir y trabajar mejor, en el que pueden ir y venir de manera fluida entre diferentes experiencias, aplicaciones y dispositivos. Un futuro donde la inteligencia artificial simplifica las tareas, propone atajos y ahorra tiempo y, sobre todo, donde la tecnología contribuye al bienestar de las personas”, comentó Jared Spataro, Vicepresidente Corporativo de Microsoft 365
Principales conclusiones
1) La fatiga causada por las reuniones a distancia es real: Una de las molestias más comunes sobre el teletrabajo es que puede resultar más agotador que colaborar de manera presencial. Los investigadores de los laboratorios de Microsoft trabajaron para entender este fenómeno. ¿El teletrabajo y las videollamadas representan un mayor desafío para el cerebro que las reuniones presenciales? Los estudios sobre ondas cerebrales sugieren que sí.
2) La colaboración a distancia es más difícil, pero el regreso puede llegar a ser igual de difícil: Durante la investigación se pidió a 13 equipos de dos personas que realizaran juntos tareas similares: una vez en persona y una vez a distancia. Todos llevaban puesto un dispositivo que monitoreaba los cambios en las ondas cerebrales. Los resultados mostraron que los patrones de las ondas asociados al estrés y al trabajo excesivo fueron mucho más altos en la colaboración a distancia que en la colaboración en persona. Sin embargo, también descubrieron algo inesperado: si la dupla trabajaba primero a distancia, sus ondas cerebrales sugerían que les resultaba más difícil después trabajar juntos en persona en la segunda tarea.
El estudio demostró que la colaboración a distancia es mentalmente más difícil que la colaboración en persona. También arrojó dos cuestiones importantes: en un mundo que está migrando cada vez más al teletrabajo, las personas encuentran que la colaboración a distancia es mentalmente más difícil, sin embargo, a medida que regresan a un trabajo presencial, pueden sentir que ese trabajo es más difícil que antes del COVID-19.
3) Las videollamadas fatigan: Los marcadores de las ondas cerebrales asociados al trabajo excesivo y el estrés son significativamente más altos durante las videollamadas que en otro tipo de tareas no relacionadas con las reuniones virtuales. La fatiga empieza a sentirse a los 30-40 minutos de la reunión. Con días cargados de videollamadas, el estrés empieza a sentirse a solo dos horas de iniciado el día.
Son varios los factores que causan este desgaste: tener que estar enfocados permanentemente en la pantalla y mantenerse participativos; recibir menos señales no verbales, que ayudan a percibir el ambiente de la sala o a saber de quién es turno de hablar; compartir la pantalla con una vista muy reducida de las personas con las cuales se interactúa, etc. Por esto, los expertos recomiendan tomarse un descanso cada dos horas, limitar la duración de las reuniones a 30 minutos y, en el caso de las reuniones largas, poder interrumpirlas para tomar un breve descanso.
4) La pandemia puede dejar entornos de trabajo más inclusivos: Esta situación sin precedentes aceleró la fusión del trabajo y la vida personal. Más de la mitad de las personas con niños a cargo (54%) que participó en la encuesta afirmó que fue difícil equilibrar las demandas de la casa mientras trabajaban. Esta carga fue más pesada para los millennials y para la generación Z. Si bien el equilibrio entre el cuidado de los niños con el teletrabajo es temporal, se trata de algo que, a largo plazo, podría cambiar la relación que las personas mantienen con sus colegas. El 62% de los encuestados afirmó que siente más empatía hacia sus compañeros ahora que tienen una mejor perspectiva de la vida sus casas.
En algunos casos, el teletrabajo hace que el trabajo sea más inclusivo. Más de la mitad (52%) de las personas encuestadas se sienten más valoradas o incluidas en las reuniones porque ahora todos se encuentran dentro de la misma sala virtual. Además, las conversaciones durante las reuniones se convirtieron en un canal para que más gente exprese su opinión. De hecho, los mensajes por chat dentro de las reuniones en Teams aumentaron 10 veces del 1° de marzo al 1° de junio.
5) El horario de 9 a 18 se desvanece: Datos sobre el uso de Microsoft Teams sugieren que está desapareciendo la semana laboral de cinco días y el horario de 9 a 18. Entre el 1° y el 31 de marzo el tiempo promedio entre el primer y último uso de Teams aumentó en más de una hora. En Teams, las personas trabajan con más frecuencia por la mañana y por la tarde, pero también durante los fines de semana. Las conversaciones en el horario de 8 a 9 y de 18 a 20hs aumentaron más que en cualquier otro horario del día (entre 15 % y 23 %). También creció el trabajo durante el fin de semana ya que las conversaciones los sábados y domingos se incrementaron en más de 200%.
6) Las oficinas físicas no van a desaparecer: Muchos se preguntan si las oficinas físicas desaparecerán en el futuro. Según los estudios de Microsoft, el trabajo combinará colaboración presencial y a distancia. Por ejemplo, el 82% de los directores espera contar con políticas de teletrabajo más flexibles después de la pandemia. Por otra parte, el 71 % de los empleados y directores manifestó que desea continuar trabajando desde casa parte del tiempo. Sin embargo, los estudios revelaron varias molestias relacionadas con el teletrabajo. Casi el 60% de las personas encuestadas se siente más alejada de sus colegas, solo el 35% cuenta con espacio exclusivo para trabajar a distancia y apenas el 5% de las personas que participaron viven solas.
No sorprende que las distracciones, los problemas de conectividad y la falta de ambientes de trabajo ergonómicos hayan sido señalados a lo largo del estudio como algunas de las principales molestias relacionadas con el teletrabajo. Esto indica que, pese a que el futuro del trabajo será más a distancia que nunca, el espacio en las oficinas físicas —que aportan beneficios como espacios de trabajo conectados y ergonómicos y brindan oportunidades para relacionarse socialmente y fortalecer el vínculo con el equipo— seguirá siendo una parte fundamental del futuro del trabajo.
“En Microsoft, tenemos la capacidad única de ayudar a nuestros clientes a aprovechar las oportunidades y superar estos obstáculos. A medida que el mundo del trabajo evolucione, también lo harán nuestras herramientas. Mientras atravesamos esta época sin precedentes, seguimos firmes en nuestra misión de permitir lograr más a cada persona y a cada organización del planeta”, continuó Jared Spataro.
La encuesta de Harris Poll para Microsoft se llevó a cabo del 26 al 30 de mayo de 2020 entre 2.285 adultos de 18 años en adelante que actualmente trabajan a distancia en Estados Unidos, Reino Unido, Alemania, Italia, México y China.