Según experto, las actividades de las notarías impactan directamente en los derechos constitucionales fundamentales de los colombianos.
Se resalta la modernización del sector notarial a través de la incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
Recientemente se inauguró la primera notaría que contará con más de 400 servicios de forma virtual, facilitando la vida de los ciudadanos que ya no tendrán que desplazarse presencialmente para realizar sus trámites. No obstante, aún no hemos llegado a tener una notaría 100% digital. Para allá vamos, sin duda, pero para eso primero hay que implementar mecanismos de autenticación con niveles de confianza altos y muy altos en combinación con certificados de firma digital, cédula de ciudadanía digital y biometría facial. Sólo así se garantizará la seguridad para los usuarios y notarios.
Es pertinente resaltar que el Ministerio de las TIC estableció el eje transversal de la Política de Gobierno Digital: los Servicios Ciudadanos Digitales (D. 620/20) que son de obligatorio cumplimiento para los notarios y en donde se fijan cuatro grados de confianza o niveles de garantía para el servicio de autenticación digital. Estos niveles se clasifican en bajo, medio, alto y muy alto. La escogencia de cada uno dependerá del análisis que hagan las notarías respecto de cada trámite, teniendo en cuenta la criticidad del mismo y las consecuencias que pueden existir en caso de suplantación.
Se debe tener en cuenta que las actividades de las notarías impactan directamente en los derechos constitucionales fundamentales de los colombianos, tales como el estado civil e identidad (trámites asociados al registro civil de nacimiento, matrimonio y defunción) o propiedad (proceso de compraventa de bienes sujetos a solemnidades como los bienes inmuebles, cuya negociación debe realizarse por medio de escritura pública), además de la función fedante inherente a la actividad notarial.
El riesgo de suplantación que implica una escritura pública, la celebración de un matrimonio, el otorgamiento de un poder general/especial o una declaración extra juicio, entre otros, comportan un nivel de riesgo alto y muy alto. En estos casos se deberá hacer uso de mecanismos de autenticación alto y muy alto. Por el contrario, para un tema de autenticación de copias, por ejemplo, que no requiera la validación de identidad de la persona que lo realice, el nivel de riesgo es medio y por tanto se podrá hacer uso de un mecanismo de autenticación de nivel medio.
La aplicación de lo establecido en el Decreto 620 de 2020 se materializó en el sector notarial a través de las Resoluciones 11 y 12 del año 2021, expedidas por la Superintendencia de Notariado y Registro, donde se dictan directrices para la prestación del servicio notarial por medios electrónicos y las pautas para transferir el archivo digital de los actos notariales. En esta normatividad se indica que el proceso de autenticación y enrolamiento se llevará a cabo a través de un proceso de registro, con validación de la información en el Archivo Nacional de Identificación de la Registraduría, procediendo a verificar la información mediante mensajes al celular y al correo electrónico que sea registrado. Adicionalmente, para la expedición de mecanismos digitales se debe realizar la identificación a través de la cédula de ciudadanía digital o biometría en virtud de los que disponga la Registraduría.
La trascendencia de este tipo de trámites obliga a que, al menos para algunos de ellos, se adopten esquemas de autenticación que se basen en grados de confianza alto y muy alto. En la práctica, ello implica que estos procedimientos ante las notarías deban llevarse a cabo por medio de certificados digitales de firma digital emitidos por Entidades de Certificación Digital (grado alto), en combinación con la presentación de la cédula de ciudadanía digital y un proceso de validación biométrica con test de vida o live detection (grado muy alto) y, en todo caso, cotejando la información contra las bases de datos de la Registraduría.
Al contrastar estos métodos con los adoptados por la Superintendencia de Notariado se encuentra que, aun cuando se atienden directrices del Decreto 620, el modelo de autenticación debe ser complementado con la incorporación de certificados digitales no solo para el notario sino también para el usuario, en combinación con la cédula digital y la biometría facial. Adelantar trámites de alto riesgo como lo es un proceso de compra venta de inmueble sin el uso de mecanismos alto y muy alto, no solo desconoce las directrices del D.620 sino que pone en grave riesgo la autenticidad del trámite generando la posibilidad de repudio.
En resumen, se resalta la modernización del sector notarial a través de la incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Sin embargo, para que dicha modernización sea exitosa se deben adoptar esquemas de autenticación que permitan brindar credibilidad y seguridad a las notarías digitales, así como cumplir con el Modelo de Servicios Ciudadanos Digitales. Mecanismos fuertes de autenticación digital brindan mayor seguridad que un esquema de enrolamiento y firma electrónica simple con niveles bajo o medio de confianza de cara al trámite virtual, lo que genera la posibilidad de repudio de la transacción.
Debemos llegar al punto de realizar trámites 100% digitales, sin necesidad de acudir a la notaría, pero ello sólo será posible si se implementan mecanismos de autenticación alto y muy altos que permitan hacer un proceso de validación 100% on line a través de la combinación de certificados de firma digital, cédula digital y biometría facial más test de vida, siempre consultando las bases de datos biométricas y biográficas de la Registraduría.