Con el crecimiento exponencial que sufrieron los datos en los últimos años, sumado a la nueva normalidad que impuso el 2020 que aceleró la transformación digital de una forma inimaginable, la calidad y el gobierno de los datos se ubicó en las agendas de todos los CXOs. Ahora bien, a la hora de implementar esta metodología que se encarga de organizar todos los datos de una compañía, garantiza la disponibilidad de la información, los usos que se le da y la seguridad que tienen estos datos, ¿cómo hacerlo sin dolores de cabeza?
Algunos consejos para realizar un gobierno de datos correctamente
Para poder elaborar un buen programa de gobierno de datos, hay que tener claras varias partes que son:
un plan bien definido
un concejo
un grupo de procedimientos
Es esencial que tengamos todos estos conceptos muy claros, puesto que debemos tener en cuenta que la protección de los datos de una empresa es un proceso que cada vez cobra mayor importancia. También debemos hacer lo propio con la información que nos proporcionan los clientes. Se ha convertido en una necesidad, pero no es un proceso fácil. Por ello vamos a darte algunos consejos que seguro te serán de gran utilidad para que tu programa de gobierno de datos sea infalible.
¿Quién va a organizar esa información?
Uno de los aspectos que debemos definir en primer lugar es quién será el responsable de organizar la información que se maneja en la empresa. Es decir, hay que establecer el gobernador, que será el encargado de crear el concejo. A través de dicho concejo tendremos la oportunidad de elaborar políticas y ofrecer información acerca del progreso que está experimentando ese gobierno de datos.
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Antes de ir hacia delante: analizar dónde nos encontramos
Cuando se empieza a elaborar un gobierno de datos, el objetivo es mirar hacia el futuro para mejorar la situación de la empresa. Sin embargo, antes de aventurarnos en ello debemos hacer una reflexión de la actualidad y responder a la pregunta ¿dónde nos encontramos en este momento?
Es fundamental conocer desde dónde se va a partir y estudiar las prácticas que se llevan a cabo hasta ahora. Es decir, en esta segunda fase lo que haremos será evaluar la situación para poder realizar el proceso posterior manejando la máxima información posible.
Crear nuestra propia estrategia
Una vez que hemos realizado los pasos anteriores, ya contamos con la información suficiente para poder crear nuestra propia estrategia, siempre mirando al futuro. Aquí tendremos que fijar las pautas para que podamos desarrollar un proyecto en el que se incluyan los métodos que se van a llevar a cabo dentro de la empresa para tratar todos los datos que genera. Se trata de un proyecto a largo plazo, dado que nos tiene que durar varios años. Por eso, la estrategia hay que definirla muy bien sin dejar cabos sueltos.
También debemos hacer un seguimiento de la estrategia que hemos creado, puesto que la tendencia puede variar de un momento a otro. Una solución que suele ser muy útil, para evitar que la estrategia caiga en el olvido, es que el concejo le dé prioridad a algunas áreas específicas de la compañía, haciendo seguidamente lo propio con las demás.
Las primeras áreas que suelen elegirse son aquellas que aportan resultados positivos mucho más rápido, o lo que es lo mismo, con las que es más fácil trabajar.
Disponibilidad de la información
Como trabajamos con un gran volumen de datos puede que se nos escape algún detalle en un momento dado, pero debemos evitar esto todo lo que podamos y para ello hay que manejar los datos de la mejor forma posible. Una de las premisas principales que hay que tener en cuenta es la disponibilidad de esa información. Es importante asegurarnos de que todos los datos que necesitemos en cualquier momento estarán a nuestra disposición. Además, es fundamental que esta información esté bien organizada, puesto que los datos pueden llegar a nosotros de diversas formas y debemos crear una sólida estructura para que no se pierda ninguna información de interés.
De igual modo, en esta fase es importante que sepamos darle el valor que se merece este contenido. Estamos hablando de proteger los datos, pero no podemos otorgar protección a nada si no conocemos realmente cuánto vale dicha información.
Monitorizar, el corazón del gobierno de datos
Aunque todo lo que acabamos de comentar es imprescindible para el gobierno de datos, la monitorización es una de las partes que más peso tiene en este proceso. Esto se debe a que si no realizamos la tarea de monitorizar, no vamos a poder conocer si finalmente se han alcanzado los resultados esperados o los aspectos que debemos mejorar para seguir desarrollando de forma adecuada nuestro negocio.
Lo habitual en estos casos es que las compañías hagan un proceso de evaluación una vez al año, pero esto no es suficiente, puesto que las empresas cambian de forma constante. Por consiguiente, también hace lo mismo la información que manejan, por eso hay que llevar a cabo una monitorización en espacios de tiempo más cortos.
Si algo nos enseñó el 2020 es que la seguridad y una correcta gestión de datos son cruciales e impactan en la reducción de costos así como también en la relación de confianza que construimos con usuarios y clientes. Está claro que los negocios deberán poder aprovechar las oportunidades que se presenten este 2021, que de por si será desafiante y un adecuado tratamiento de los datos es una de ellas.