Como en todo proceso, para tener éxito en la comunicación interna de una empresa debemos estar atentos a cada una de las partes que componen el engranaje. Uno de ellos, que suele pasar desapercibido, es el canal de transmisión que se utiliza y que es tan importante como el mensaje en sí.
Desde su surgimiento, el e-mail se ha posicionado como la vía más utilizada para la comunicación dentro de una organización, quizás porque antiguamente no había otras opciones que brinden ese alcance masivo e inmediato. Sin embargo, la tecnología ha traído propuestas de mensajería instantánea y colaboración cada vez más avanzadas, por lo que el futuro del correo electrónico genera dudas.
Cuando la instantaneidad y la hiperconexión están a la orden del día, la pregunta que se hacen los responsable de CI es: ¿el correo electrónico quedó obsoleto?
La evolución del e-mail: muchos años, poco cambios
Haciendo un poco de historia, tenemos que ir a 1971 para encontrarnos con el envío del primer e-mail. Fue un logro de Raymond Tomlinson, un programador que trabajaba en un laboratorio y consiguió enviar un correo electrónico a una distancia de 1,5 metros. Pasaron los años y el e-mail fue ganando en sofisticación pero no fue hasta 1992 que se incluyó el primer archivo adjunto. Así, ante la posibilidad de enviar algo más que un texto plano, la estructura del e-mail se veía más avanzada.
Luego se agregaron funcionalidades de todo tipo orientado especialmente a mejorar la experiencia de usuario, facilitar la edición y mejorar el aspecto estético de los correos. Mirando en perspectiva, luego de casi tres décadas, podemos decir que las funciones principales del correo apenas han cambiado. Sin embargo, su uso ha crecido de manera exponencial entre las herramientas de comunicación, al punto de que la bandeja de entrada llena constantemente se lo relaciona con el estrés.
Análogamente, si pensamos en la vigencia del correo postal en la actualidad, podemos entender al e-mail como un canal de comunicación digital que comparte sus fundamentos: es una forma simple y eficaz de transmitir un mensaje.
Mensajes personalizados dentro de una organización
Una buena estrategia de comunicación interna consiste en enviar mensajes relevantes a sus colaboradores. Según Carlos Fernández de Collado, reconocido autor en el campo de la comunicación organizacional o corporativa, existen cuatro grandes necesidades de los colaboradores en torno a la comunicación interna en una empresa:
Información: conocer lo que pasa en el día a día, con el proceso operativo y las decisiones.
Identidad: saber los valores y objetivos de la empresa y sentirse alineado a ellos.
Integridad: identificar la posición de “uno” en torno a la empresa, con sus procesos y tareas.
Imagen: formular una percepción de marca o empresa y sentirse conforme con ella.
Para poder cubrir todas las necesidades anteriormente mencionadas, al igual que sucede con productos o servicios, en las campañas de comunicación interna se necesita elegir qué medios son más convenientes para ejecutar todos los mensajes que la empresa tenga pensado. Es aquí donde, precisamente, el e-mail marketing surge como una excelente propuesta.
Hoy en día, la mayoría de las herramientas de envío de e-mail permiten personalizar los contenidos, no sólo poniendo el nombre de cada colaborador en el texto sino también colocando el contenido que corresponde según el grupo o sub-grupo al cual pertenece.
Endomarketing: el correo como aliado
El e-mail marketing, combinado con otras herramientas, se puede considerar como una estrategia efectiva para fusionar procesos y esfuerzos de comunicación organizacional con el marketing interno.
Tres cuartas partes de las empresas están de acuerdo en que el correo electrónico ofrece un Retorno de la Inversión (ROI) de “excelente” a “bueno”
El e-mail marketing puede ayudar a recopilar un feed de las noticias más importantes en la empresa, ser un activador de sentimientos y emociones, generar recordatorios de documentos y enlaces importantes o ser un conductor de opiniones. Entre las ventajas que proporciona esta herramienta se destacan:
Conocemos el target: tanto pequeñas como grandes empresas pueden llevar registro de sus equipos y sub-grupos de receptores, según los empleados y colaboradores que participan de cada una de ellas.
Nos permite medir el clima organizacional: el envío de campañas puede retroalimentarse no sólo de métricas de apertura o clicks. Hoy en día existen poderosas herramientas que nos permiten medir la percepción y el engagement, entender qué tan relevante fue el contenido para cada persona para tomar medidas correctivas cuando hiciese falta.
Es de fácil acceso para toda la organización: a menos de que parte del equipo esté totalmente offline o trabaje en áreas operativas con poca inclusión digital, casi la totalidad del universo de la empresa tiene acceso a un correo electrónico, sea en una laptop o un smartphone.
Los usos y beneficios son realmente amplios, por lo que actualmente el correo electrónico como canal continúa siendo elegido entre las herramientas de la comunicación interna.
Benchmarks: mirando a Google y Microsoft
Los referentes más importantes del correo electrónico, tanto Gmail como Outlook, siguen apostando a lo grande, sumando nuevas funcionalidades para sus millones de usuarios.
Funciones como la de predicción y autocompletado de texto o la de “enviar más tarde” para programar el envío de los mensajes a una fecha y hora determinadas, hacen que el correo electrónico pueda combinar el contenido justo, para a la persona indicada y en el momento justo.
Más allá de estos ejemplos, cuando nos preguntamos sobre el futuro del correo electrónico, lo importante es observar que desde su simpleza, sigue teniendo vigencia.
En entornos laborales, donde la exigencia propia de cada trabajo es mucha, la forma de relacionarnos con nuestros colaboradores necesita ser amena. Dentro de un mundo donde una de las grandes causales de estrés es la demanda constante de respuestas inmediatas, el correo electrónico propone una pausa.
Podemos abrirlo, leerlo, pensar la respuesta y contestarlo dentro de nuestro propio ritmo, amenizando la celeridad de acción que pretende la hiperconexión y ayudando así a elevar el propósito de la comunicación.