Los gerentes de proyecto (GP) tienden a guardarse las cosas. Seguro, pueden circular alguna gráfica de progreso general.
Pero los detalles esenciales del proyecto - como porcentaje completo y excesos en costos - generalmente se llevan en una hoja de cálculo privada, cuidadosamente guardada en los archivos del GP.
Algunas veces este enfoque es bien intencionado - los GP pueden querer proteger a su equipo de las malas noticias. Pero otras veces es un tiro de poder. Los GP dejan claro que ellos son los únicos que saben toda la historia, así que naturalmente ellos tienen la última palabra.
Cualquiera que sea la motivación, el resultado es el mismo: estrés agudo. Y no es de sorprender. Si usted es el único responsible de los resultados - y el único que está consciente de que los resultados podrían no ser lo que todos esperan - por supuesto que estará estresado.
No tiene que ser así.
En cambio, trate un enfoque de libro abierto: cada semana, ponga números clave a cada proyecto en un pizarrón blanco para discutir en una junta regular de equipo. La idea es compartir no sólo información como el porcentaje completado sino también información financera detallada, como ganancia bruta por hora contra presupuesto. Esto revelará problemas, como ineficiencias técnicas, que podrían atenderse si sólo la gente supiera que existen.
Tomará un tiempo a los recién llegados acostumbrarse a un sistema transparente como éste, pero los empleados más experimentados tienden a enfocarse en áreas problemáticas de inmediato. Los técnicos sénior en nuestra planta, por ejemplo, pueden ver de un vistazo cuando un proyecto está retrasado, porque la tasa de ganancia bruta que se gana por hora cuenta la historia. Y ellos reconocen inmediatamente cuando los costos no se alínean con las proyecciones. En otras palabras, comparten el estrés del GP. Aun mejor, saben que parte de su trabajo es reducir ese estrés trayendo nuevas ideas para arreglar las cosas.
Algunas veces este enfoque es bien intencionado - los GP pueden querer proteger a su equipo de las malas noticias. Pero otras veces es un tiro de poder. Los GP dejan claro que ellos son los únicos que saben toda la historia, así que naturalmente ellos tienen la última palabra.
Cualquiera que sea la motivación, el resultado es el mismo: estrés agudo. Y no es de sorprender. Si usted es el único responsible de los resultados - y el único que está consciente de que los resultados podrían no ser lo que todos esperan - por supuesto que estará estresado.
No tiene que ser así.
En cambio, trate un enfoque de libro abierto: cada semana, ponga números clave a cada proyecto en un pizarrón blanco para discutir en una junta regular de equipo. La idea es compartir no sólo información como el porcentaje completado sino también información financera detallada, como ganancia bruta por hora contra presupuesto. Esto revelará problemas, como ineficiencias técnicas, que podrían atenderse si sólo la gente supiera que existen.
Tomará un tiempo a los recién llegados acostumbrarse a un sistema transparente como éste, pero los empleados más experimentados tienden a enfocarse en áreas problemáticas de inmediato. Los técnicos sénior en nuestra planta, por ejemplo, pueden ver de un vistazo cuando un proyecto está retrasado, porque la tasa de ganancia bruta que se gana por hora cuenta la historia. Y ellos reconocen inmediatamente cuando los costos no se alínean con las proyecciones. En otras palabras, comparten el estrés del GP. Aun mejor, saben que parte de su trabajo es reducir ese estrés trayendo nuevas ideas para arreglar las cosas.