Los proyectos de más de 1 mes, con hitos no claros o riesgos inciertos me causan ansiedad. ¿Qué pasa cuando una de las tareas se demora más de la cuenta? ¿Qué pasa si necesito cambiar algo de lo planificado tan prolijamente?
En inglés, a esta capacidad de poder lidiar con los grises se le llama “Dealing with ambiguity” y recuerdo que siempre que se corría un assestment personal 360 me daban un puntaje bajísimo en la empresa donde trabajaba. 45 días no es lo mismo que 60 y para una empresa que busca hacer un cambio para crecer mejor, supongo que tampoco. Cuanto antes mejor o cuantas menos sorpresa, más felices todos ¿no?
Algunos proyectos de tecnología suelen tomar años, otros meses. Algunas empresas que deciden implementar un nuevo sistema convocan consultoras de change-management para amenizar y acelerar la transformación digital, lo cual habla de la magnitud del cambio que pueden generar ciertas aplicaciones corporativas.
¿Qué pasa con HubSpot?
Revisemos un caso típico. Vamos con un resumen de los pasos que, si bien son comunes a cualquier proyecto de implementación, hablan por sí solos de los tiempos cortos y metodologías ágiles.
1. Relevar las necesidades
Cada empresa es un mundo, por eso es que cada proyecto es un universo. Arrancando con cualquier proyecto de implementación se debe encontrar el dolor por el cual el cliente desea implementar la tecnología de HubSpot. ¿Todos lo tienen claro? No siempre: a veces parece que el problema es del proceso y no de la tecnología, otras veces es lo opuesto. Una vez identificado, junto con los puntos de cambio y mejora es donde pasamos a validar qué parte de HubSpot será la que resuelva este problema, el posible gap que pueda surgir entre lo esperado y lo realizable. En general, cuando se habla de uno de los módulos de HubSpot como el CRM, esta reunión suele llevar aproximadamente 2 sesiones de 2 horas cada uno.
2. Confirmar funcionalidades
No siempre encender el licenciamiento más caro y potente de HubSpot va a resolver tus problemas, a veces hasta la funcionalidad más simple y hasta gratuita puede ahorrarte un dolor de cabeza, pero eso nunca se sabrá hasta que lo confirmes con los especialistas técnicos.
Una vez que tengas claro cuál es el caso de uso a resolver es donde se analiza qué funcionalidades de HubSpot será la adecuada para ti. Para ello contamos con expertos en licenciamiento de HubSpot y técnicos que te ayudarán a mapear tu problema con el producto y licenciamiento más adecuado. Un proceso importante en esta etapa es hablar con todos los stake-holders y grupos de usuarios. Al final del día, quienes van a estar entrando a la herramienta día a día son claves para que una implementación termine exitosamente. ¿Qué aplicativo es exitoso sin adopción?
Estas sesiones suelen llevar, según el tamaño del equipo de ventas y la cantidad de pipelines, entre 4 y 8 sesiones de trabajo. Algunas semanas extras se sumarán cuando hay migraciones de workflows o se necesite crear objetos personalizados debido, entre otros, a la integración con otras plataformas corporativas.
3. Dimensionar tiempos
Una vez en claro el problema y también la solución, falta definir cuánto tiempo se empleará para resolverlo. Aquí es donde se involucran los técnicos que te ayudarán a definir tiempos y equipos involucrados. La urgencia siempre estará presente, pero mejor hacer las cosas bien con tiempo que a las apuradas con un margen de error. “Vamos despacio que estoy apurado”, diríamos parafraseando a Napoleón Bonaparte. Adicionalmente, este es el momento de definir prioridades: las funcionalidades críticas para el negocio, la concatenación de MVPs o “Minimum Viable Products”, para que se empiece a usar y sacar el jugo a la herramienta lo antes posible.
4. Definir metodologías
Ya tenemos todos los ingredientes para iniciar la implementación. En este punto lo único que falta definir es el cómo se cocinará la receta. Desde hace años, el mundo dio a conocer distintos métodos y herramientas para llevar a cabo este tipo de proyectos de manera ordenada y nosotros no venimos a reinventar la rueda. Para realizar las distintas implementaciones de HubSpot nos basamos en las metodologías Ágiles, para cumplir en tiempo y en forma las entregas de los MVPs, todo dentro de la herramienta colaborativa que provee el propio producto.
Ya sea una capacitación teórica o práctica es importante que resulte ágil y a tiempo. Durante las implementaciones, un buen partner hará que los usuarios estén listos para utilizar las funcionalidades claves a medida que la plataforma se va implementando (por MVP) y no al final de todo el proyecto.
Los roles y responsabilidades de cada parte estarán claras y ambos equipos trabajarán codo a codo sobre la herramienta a fin de evitar desfasajes de tiempos y alcance.
La implementación escalable y modular
Con todo el trabajo previo bien hecho, planificado y acordado entre las partes no hay sorpresas. La implementación repetirá un loop de poner en producción las funcionalidades de la quincena (en orden de prioridad prestablecidos), capacitación y entrada en producción.
En caso de requerir ajustes o bien redefinición de prioridades siempre decimos: sólo una herramienta flexible nos permite avanzar sin demoras. Por último, un vistazo de las distintas versiones de la plataforma CRM de HubSpot:
| Gratuito | Starter | PRO | Enterprise |
Chat en directo | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Bot | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Cotizaciones |
|
| 100 cotizaciones/ | 100 cotizaciones/ |
Llamadas | 15 minutos x usuarios x mes | 8 horas x usuarios x mes | 16 horas x usuarios x mes | 33 horas x usuarios x mes |
Seguimiento de correos electrónicos | 200 notificaciones | Ilimitado | Ilimitado | Ilimitado |
Plantillas de correo | 5 | 1.000 | 1.000 | 1.000 |
Documentos | 5 | 1.000 | 1.000 | 1.000 |
Link de reuniones | 1 enlace personal | 1.000 enlaces personal & equipos | 1.000 enlaces personal & equipos | 1.000 enlaces personal & equipos |
Pipe de negocios | 1 pipe | 2 pipe | 15 pipe | 50 pipe |
Propiedades personalizadas | 10 | 1.000 | 1.000 | 1.000 |
Automatización | ✔ |
| 300 | 1.000 |
Secuencias | ✔ |
| 1.000 | 1.000 |
Firma electrónica | ✔ |
| 10 | 30 |
Mayormente los proyectos llevan entre 2 y 4 meses. La flexibilidad, en esta clase de proyectos es importante y la rigidez, por lo contrario, nos aleja del negocio y los usuarios. Rehacer parte de los procesos o pensar en work-arounds donde es necesario es la clave que nos permite entregas en tiempo y forma y superando las expectativas de los usuarios.