Elegir la mejor estructura organizacional para tu empresa, división o equipo de trabajo es muy parecido a escoger un automóvil nuevo: además de que cumpla su objetivo, llevarte del punto A al punto B sin ningún problema, hay otras opciones a considerar. Por ejemplo, si será automático o manual, si tendrá GPS incorporado o interiores de cuero.
En el caso de las estructuras organizacionales, las opciones entre las que puedes elegir son el tamaño de la cadena de mando, el rango de control y la centralización en cuanto a la toma de decisiones, por nombrar algunos ejemplos. Para comenzar, veamos qué es una estructura organizacional.
¿Qué es una estructura organizacional?
Una estructura organizacional es una representación gráfica que describe en su conjunto las formas en que se divide el trabajo y la manera en que se relaciona cada unidad o actividad de una organización para facilitar la comunicación y coordinación.
Tal vez ahora te preguntas: «¿Qué sentido tiene una estructura organizacional? ¿Necesito una en mi empresa?». Si consideras que tener una estructura clara te ayudará a definir elementos clave de cómo debería operar tu negocio, la respuesta es un rotundo sí.
En la medida que tu empresa crece, una estructura organizacional también resulta útil para los empleados de nuevo ingreso. De esta forma se familiarizan rápidamente con la estructura del corporativo y con quién gestiona tal o cual proceso.
Además, si necesitas hacer cambios estructurales en la organización, tener una estructura definida te permite visualizar y entender cómo funcionarían los flujos de trabajo a raíz de dichas modificaciones, ya sea por una renovación en el modelo del negocio o porque la competencia así lo exige.
En pocas palabras, la estructura organizacional es como un mapa que explica el funcionamiento de tu empresa, cómo están organizados los roles dentro de ella y lo que significa cada uno de esos elementos para tu organización.
Características de la estructura organizacional
Muestra cómo se toman las decisiones.
Cumple objetivos.
Define las áreas y puestos.
Representa cómo trabaja la empresa.
Está en movimiento continuo.
1. Muestra cómo se toman las decisiones
La estructura organizacional expresa claramente si es centralizada o descentralizada, dependiendo de la forma en que se toman las decisiones: si vienen desde los altos cargos de la compañía, o de los empleados.
2. Cumple objetivos
Cada empresa es distinta; por lo tanto, cuando crea su estructura lo hace teniendo en cuenta las herramientas que utiliza, las tecnologías que aprovecha y, lo más importante, el tipo de metas y objetivos que desea alcanzar. Gracias a ese aspecto, es posible tener bien claro lo que necesita y el tipo de talento que conviene sumar a los diferentes puestos.
Esto lleva a la siguiente característica.
3. Define las áreas y puestos
La definición más sencilla de la estructura organizacional es pensarla como el mapa que ilustra cómo se divide la empresa y cuántas personas están involucradas en las labores diarias. Gracias a que se muestra gráficamente, permite echar un vistazo rápido a la manera en que cada departamento se relaciona, cuáles dependen de otros y los que funcionan de manera más independiente.
Así también es más fácil identificar a los responsables de áreas y a quién responde cada empleado.
4. Representa cómo trabaja la empresa
Como ya mencionamos, al mostrar las conexiones que hay entre diferentes áreas se entiende mejor cómo funcionan los procesos de colaboración o dependencia. Uno de los beneficios es que los integrantes de estos equipos están más conscientes de las repercusiones de su trabajo y las razones por las que es tan importante que logren sus objetivos en tiempo en forma. Es imprescindible hacerles saber que son parte de una maquinaria más grande, que se mantiene en funcionamiento con el esfuerzo de todos y cada uno de los integrantes de la organización.
5. Está en movimiento continuo
Por supuesto, la estructura organizacional está viva: puede crecer, transformarse y adaptarse a diferentes circunstancias. Es una de sus características más importantes. Al mostrar cómo trabaja la empresa, cómo se realizan las colaboraciones entre áreas y quiénes toman decisiones, da también una idea de lo que tiene que modificarse en caso de que haya un crecimiento importante, ya sea porque el mercado lo exija o el contexto lo permita. Claro que será más fácil cuanto más pequeña sea la empresa, pero no significa que sea imposible.
Vale la pena mencionar unos aspectos que, junto a los puntos que acabamos de mencionar, la estructura organizacional es tan necesaria en cualquier compañía.
Tres elementos clave de la estructura organizacional
Cadena de mando
La cadena de mando explica cómo se delegan las tareas y se aprueba el trabajo en tu empresa. La estructura organizacional te permite definir cuántos escalones debe tener un departamento o línea de negocio en particular. Es decir, quién dice qué hacer y a quién, así como la manera en que se comunican los problemas, solicitudes y propuestas hacia arriba y hacia abajo de la escalera.
Rango de control
El rango de control se refiere a dos aspectos: cuántas personas están bajo la responsabilidad de un gerente y qué tareas debe desempeñar un departamento. En el primer caso hay que agregar que, a mayor número de subalternos, el gerente tendrá un mayor rango de control, y viceversa. En el caso de que el grado de control sea cuantioso, los colaboradores de dicha gerencia tendrán mayor libertad para tomar decisiones, pues se dificulta la administración minuciosa.
Centralización
La centralización describe los puestos donde se toman las decisiones en última instancia. Una vez que hayas establecido tu cadena de mando, deberás considerar qué personas y departamentos tienen voz en cada decisión. Una empresa puede inclinarse hacia la centralización, donde las decisiones finales las toman solo una o dos entidades; o descentralización, donde las decisiones finales se toman dentro del equipo o departamento encargado de asumir esa responsabilidad.
Considera que es posible que no necesites una estructura organizacional de inmediato, y por esto nos referimos al momento de creación de tu empresa. Pero cuanto mayor sea tu producción y más personas contrates para que la empresa cumpla la demanda de productos o servicios, más difícil será liderar tu empresa sin esta herramienta.
En el artículo presente exploraremos cómo puedes combinar dichos componentes para formar diferentes tipos de estructuras organizacionales. También destacaremos los beneficios e inconvenientes de los diferentes tipos de estructura para que puedas evaluar cuál es la mejor opción para tu empresa, división o equipo.
Estructura mecánica y orgánica
Las estructuras organizacionales van de lo «mecánico» a lo «orgánico». Considera de antemano que las estructuras mecánicas se refieren a arreglos centralizados de las actividades, regidas por manuales, procedimientos y otros mecanismos, de ahí su nombre. Mientras que las estructuras orgánicas poseen un menor grado de centralización y especialización.
Los diagramas que verás a continuación muestran una comparación de ambas estructuras organizacionales. El diagrama mecánico representa el enfoque tradicional de arriba abajo o vertical. Por su parte, los diagramas orgánicos representan un enfoque más colaborativo y flexible.
A continuación desglosamos ambos extremos del espectro, sus ventajas y desventajas, además de qué tipos de negocios son adecuados para cada uno de ellos.
Diagrama mecánico
Los diagramas mecánicos, también llamados burocráticos, son conocidos por tener tramos de control estrechos, una alta centralización, especialización y formalización. También son bastante rígidos en cuanto a lo que los departamentos específicos están autorizados a hacer en la empresa.
Este diagrama organizacional es mucho más formal que el diagrama orgánico; utiliza estándares y prácticas específicas para gobernar cada decisión que se toma en la empresa. Aunque este modelo hace que el personal sea más responsable de su trabajo, puede convertirse en un obstáculo para la creatividad y la agilidad necesarias para que la organización se mantenga al día con los cambios en el mercado.
En este modelo la cadena de mando siempre es clara, ya sea larga o corta. A medida que la empresa crece, debes asegurarte de que todos los equipos sepan lo que se espera de ellos. En otras palabras, debe haber transparencia en los reglamentos, normas y procedimientos para evitar duplicidad de funciones o traslapes innecesarios en las actividades.
Mantener un organigrama mecánico es muy útil para que un negocio despegue en sus primeras etapas, pero conforme se suman personas y proyectos gradualmente tienes que hacer ajustes en el diagrama organizacional para que refleje el estado actual de tu empresa.
Diagrama orgánico
El diagrama orgánico (también conocido como diagrama plano) es conocido por su rango de control más amplio, descentralización, baja especialización y departamentalización flexible. Esto significa que el modelo en cuestión permite que varios equipos respondan a un solo gerente, que asuman proyectos según su importancia y capacidades, en lugar de ceñirse a un reglamento de operaciones que limite la carga de trabajo a aspectos burocráticos, por ejemplo.
Este diagrama organizacional es mucho menos formal que el mecánico y se enfoca más en las necesidades del negocio. Esto provoca que la cadena de mando, ya sea larga o corta, sea difícil de descifrar; como resultado, los líderes pueden dar luz verde a los proyectos más rápido pero a expensas de causar confusión si no administran cuidadosamente la división del trabajo.
No obstante, la flexibilidad que permite una estructura orgánica puede ser extremadamente útil para una empresa que navega en una industria cambiante o que simplemente intenta estabilizarse después de un trimestre difícil. También permite a los empleados probar cosas nuevas y desarrollarse como profesionales, lo que hace que la fuerza laboral sea más creativa a largo plazo. Las empresas emergentes son candidatos excelentes para la estructura orgánica, ya que recién inician sus actividades y son más propensas a experimentar y apostar por la creatividad.
Ahora es momento de descubrir más sobre diagramas organizacionales, la mayoría de los cuales se encuentran del lado tradicional y mecánico.
Los 9 tipos de estructuras organizacionales más utilizados
Estructura organizacional funcional.
Estructura organizacional divisional basada en productos.
Estructura organizacional divisional basada en el mercado.
Estructura organizacional divisional geográfica.
Estructura organizacional de procesos.
Estructura organizacional de matriz.
Estructura organizacional circular.
Estructura organizacional plana.
Estructura organizacional de red.
1. Estructura organizacional funcional
Es una de las estructuras organizacionales más comunes. Su objetivo es departamentalizar una organización de acuerdo con las funciones laborales comunes.
Una empresa con un organigrama funcional agruparía, por ejemplo, a todos los especialistas en marketing en un departamento, a todos los vendedores en un departamento separado y a todas las personas de servicio al cliente en un tercer departamento.
Características de la estructura organizacional funcional
Permite un alto grado de especialización para los empleados. Es fácilmente escalable, en caso de que la organización crezca. Posicionar al personal en departamentos basados en habilidades puede permitirles profundizar en su campo y descubrir en qué son buenos.
Ventajas de la estructura organizacional funcional
El trabajo manual es separado del manual, lo que permite que cada persona pueda especializarse en su área. Comparte responsabilidades entre varios colaboradores, por lo que la carga sobre gerentes y coordinadores se aminora. Existe mayor comunicación en un departamento, y entre varios otros, lo que ayuda a aumentar la convivencia y un trabajo en equipo más eficiente.
Desventajas de la estructura organizacional funcional
Esta estructura organizacional de naturaleza mecanicista tiene el potencial de inhibir el crecimiento de un empleado. También tiene el potencial de crear barreras entre distintas funciones, y puede ser ineficiente si la organización tiene una variedad de productos o mercados objetivo diferentes. Las barreras creadas entre departamentos también pueden limitar el conocimiento y la comunicación de las personas con otros departamentos, especialmente aquellos que dependen de otras áreas para tener éxito.
2. Estructura organizacional divisional basada en productos
Una estructura organizacional divisional se compone de múltiples estructuras funcionales más pequeñas, es decir, cada división dentro de una estructura divisional puede tener su propio equipo de marketing, su propio equipo de ventas, etc.
Características de la estructura organizacional divisional basada en productos
Las divisiones suelen tener más independencia o autonomías, pues cada una cuenta con su propio ejecutivo principal y gestionan sus propias áreas (presupuesto, publicidad, etc.). Se utiliza, sobre todo, en grandes empresas, pero también funciona en las pequeñas.
Ventajas de la estructura organizacional divisional basada en productos
Este tipo de estructura es ideal para organizaciones con múltiples productos y puede ayudar a acortar los ciclos de desarrollo para cada oferta. Esto permite que las pequeñas empresas salgan al mercado con ofertas novedosas rápidamente.
Desventajas de la estructura organizacional divisional basada en productos
Puede ser difícil escalar bajo una estructura de división basada en productos, y la organización podría terminar con recursos duplicados a medida que diferentes divisiones se esfuerzan por desarrollar nuevas ofertas.
3. Estructura organizacional divisional basada en el mercado
Otra variedad de estructura organizacional es la basada en el mercado; en ella las divisiones de una organización se fundamentan en mercados, industrias o tipos de clientes.
Características de la estructura organizacional divisional basada en el mercado
La empresa determina divisiones que se crean según los objetivos que deberán alcanzar en el mercado en donde se ofrecen los productos o servicios.
Ventajas de la estructura organizacional divisional basada en el mercado
El diagrama basado en el mercado es ideal para una organización que tiene productos o servicios que son exclusivos de segmentos de mercado específicos. Es particularmente eficaz si esa organización tiene un conocimiento avanzado de esos segmentos. También mantiene al negocio al tanto de los cambios de demanda entre sus diferentes segmentos de audiencia.
Desventajas de la estructura organizacional divisional basada en el mercado
Demasiada autonomía dentro de cada equipo basado en el mercado puede llevar a que las divisiones desarrollen sistemas que sean incompatibles entre sí. Las divisiones también podrían terminar duplicando inadvertidamente actividades que otras divisiones ya están realizando.
4. Estructura organizacional divisional geográfica
La estructura organizacional geográfica establece sus divisiones con base en la ubicación geográfica. Específicamente en las divisiones de una estructura geográfica se pueden incluir territorios, regiones o distritos.
Características de la estructura organizacional divisional geográfica
Al igual que las dos anteriores, esta estructura crea divisiones según los sitios donde opera, para dar una mejor atención a los procesos que realiza ahí. Por lo tanto, es más utilizada en organizaciones grandes que cuentan con operaciones en diferentes lugares que pueden gestionarse de manera autónoma.
Ventajas de la estructura organizacional divisional geográfica
Este tipo de diagrama se adapta mejor a las organizaciones que necesitan estar cerca de fuentes de suministro o clientes (por ejemplo, para entregas o para soporte in situ). También reúne muchas formas de experiencia empresarial, lo que permite que cada división geográfica tome decisiones desde puntos de vista diversos.
Desventajas de la estructura organizacional divisional geográfica
La desventaja principal de una estructura de organización geográfica es que la toma de decisiones se descentraliza en cierto grado, ya que las divisiones geográficas (que pueden estar a cientos, si no es que miles de kilómetros de la sede corporativa) a menudo gozan de autonomía. Cuando se tiene más de un departamento de marketing, uno por cada región, se corre el riesgo de crear campañas que compiten y debilitan a otras divisiones en los canales digitales.
5. Estructura organizacional de procesos
Para comprender completamente el diagrama a continuación debes mirar de izquierda a derecha. El proceso de adquisición de clientes no puede comenzar hasta que tengas un producto completamente desarrollado para vender. Del mismo modo, el proceso de cumplimiento de pedidos no puede iniciar hasta que los primeros clientes realicen una compra.
Características de la estructura organizacional de procesos
Las estructuras organizacionales basadas en procesos están diseñadas en torno al flujo de diferentes procesos de un extremo a otro, como «investigación y desarrollo», «adquisición de clientes» y «cumplimiento de pedidos». A diferencia de una estructura estrictamente funcional, una estructura basada en procesos considera no solo las actividades que realizan los empleados, sino también cómo interactúan entre sí.
Ventajas de la estructura organizacional de procesos
Los diagramas organizacionales basados en procesos son ideales para mejorar la velocidad y la eficiencia de una empresa. Es el más adecuado para aquellas industrias que cambian rápidamente, ya que se adapta con facilidad.
Desventajas de la estructura organizacional de procesos
Al igual que en algunos otros modelos de esta lista, la estructura basada en procesos puede erigir barreras entre los diferentes grupos de procesos. Esto genera problemas para comunicarse y entregar el trabajo a otros equipos y empleados.
6. Estructura empresarial de matriz
A diferencia de los otros tipos de estructura organizacional que hemos analizado hasta ahora, una estructura de matriz no sigue el modelo tradicional jerárquico.
Características de la estructura empresarial de matriz
En cambio, todos los empleados (representados por los recuadros verdes) tienen relaciones de informes duales. Normalmente, hay una línea de informes funcional (mostrada en azul), así como una línea de informes basado en productos (mostrada en amarillo).
Cuando se mira un diagrama de estructura de matriz, las líneas continuas representan relaciones sólidas de informes directos, mientras que las líneas de puntos indican que la relación es secundaria o no tan fuerte.
Ventajas de la estructura empresarial de matriz
El principal atractivo del diagrama de matriz es que puede proporcionar flexibilidad y una toma de decisiones más equilibrada (ya que hay dos cadenas de mando en lugar de una sola). Tener un solo proyecto supervisado por más de una línea de negocio también crea oportunidades para que estas líneas de negocio compartan recursos y se comuniquen más abiertamente entre sí, algo que de otro modo no podría hacerse con regularidad.
Desventajas de la estructura empresarial de matriz
El principal problema con la estructura de matriz es su complejidad, ya que cuantas más capas de aprobación tengan que pasar los empleados, más confundidos pueden estar sobre a quién se supone que deben responder. En última instancia, esta confusión puede causar frustración debido a la falta de claridad sobre quién es responsable cuando las cosas salen mal.
7. Estructura organizacional circular
Si bien puede parecer drásticamente diferente de otros diagramas organizacionales destacados en esta sección, la estructura organizacional circular aún se basa en la jerarquía, con empleados de nivel superior ocupando los anillos internos del círculo y empleados de nivel inferior ocupando los anillos externos.
Características de la estructura organizacional circular
Dicho esto, no se considera que los líderes o ejecutivos de una organización circular estén sentados en la cima de la organización, enviando directrices por la cadena de mando. En cambio, están en el centro de la organización, difundiendo su visión hacia fuera.
Ventajas de la estructura organizacional circular
Desde una perspectiva práctica, un diagrama circular está destinado a promover la comunicación y el libre flujo de información entre diferentes áreas de la organización. Mientras que el diagrama tradicional muestra diferentes departamentos o divisiones que ocupan ramas individuales y semiautónomas, el diagrama circular exhibe todas las divisiones como parte de una misma estructura.
Desventajas de la estructura organizacional circular
Desde la perspectiva práctica, la estructura circular puede resultar confusa, especialmente para los nuevos empleados. A diferencia de una estructura vertical más tradicional, una estructura circular puede dificultar que los empleados averigüen a quién informan y cómo encajan en la organización.
8. Estructura organizacional plana
Si bien una estructura organizacional tradicional se asemeja a una pirámide con múltiples niveles de supervisores, gerentes y directores, la estructura plana tiene ciertos elementos distintos.
Características de la estructura organizacional plana
Limita los niveles de administración, por lo que todo el personal está a solo unos pasos del liderazgo. Como mencionamos anteriormente, se trata de una forma de la «estructura orgánica».
Ventajas de la estructura organizacional plana
Este organigrama es probablemente uno de los más detallados. Se cree que los empleados pueden ser más productivos en un entorno donde hay menos presiones relacionadas con la jerarquía. Este diagrama organizacional también puede hacer que el personal sienta que los gerentes son sus pares o miembros del equipo, en lugar de sentirse intimidados por los superiores.
Desventajas de la estructura organizacional plana
Si hay un momento en el que los equipos de una estructura plana no están de acuerdo en un proyecto, puede ser difícil encaminar el proyecto sin las decisiones ejecutivas de un líder o gerente. Debido a lo complicado que es el diseño de esta estructura, se dificulta determinar a qué gerente debe acudir un empleado si necesita aprobación o una decisión ejecutiva. Por lo tanto, si eliges una estructura plana para tu empresa, necesitas un nivel de gestión o una ruta claramente marcada a los cuales los empleados puedan referirse cuando se encuentren en estos escenarios.
9. Estructura organizacional de red
Normalmente se crea una estructura de red cuando una empresa trabaja con otra para compartir recursos.
Características de la estructura organizacional de red
Si tu empresa tiene varias ubicaciones con diferentes funciones, también puedes utilizar esta estructura para explicar los flujos de trabajo de tu empresa. Asimismo funciona si parte de tu personal o servicios están subcontratados o son autónomos.
El diagrama de red se ve casi igual que el diagrama divisional, que mostramos arriba. Sin embargo, en lugar de oficinas, puede incluir servicios subcontratados o ubicaciones satélite fuera de la oficina.
Ventajas de la estructura organizacional de red
Si tu empresa no hace todo el trabajo bajo un mismo techo, esta es una excelente manera de mostrar a los empleados y a las partes interesadas cómo funciona la subcontratación de procesos externos. Por ejemplo, si un empleado necesita la ayuda de un desarrollador web y los desarrolladores web de la empresa están subcontratados, este diagrama ayudaría a identificar qué oficina o persona está a cargo de esa tarea.
Desventajas de la estructura organizacional de red
La forma del gráfico puede variar según la cantidad de empresas o ubicaciones con las que trabaja tu corporación. Si no se mantiene simple y claro, puede haber mucha confusión en el caso de que varias oficinas o autónomos desarrollen tareas similares. Si subcontratas o tienes varias oficinas, asegúrate de que tu diagrama indique claramente dónde se encuentra cada función laboral específica; así cualquiera podrá comprender los procesos básicos de tu empresa.
Sin embargo, esta lista no es definitiva y puede modificarse pronto. Especialmente por que el año 2020 impulsó un cambio importante en las estructuras organizacionales, gracias a los hábitos que debieron adaptarse a la pandemia y la crisis sanitaria que causó la COVID-19. A continuación te compartimos algunas tendencias a las que hay que seguir de cerca.
Nuevas tendencias en estructuras organizacionales
1. Simplificación de las estructuras
Cuando la crisis sanitaria obligó a muchas organizaciones a separar físicamente sus equipos de trabajo, muchas personas descubrieron que había procesos que estaban impregnados de costumbres heredadas que no respondían ya a las herramientas disponibles. Es decir, que cierta burocracia reinaba en el avance del trabajo y que ya era urgente eliminarla para disminuir fricciones que entorpecían el trabajo.
De pronto, la autonomía que el trabajo a distancia otorgó a personas acostumbradas a consultar cada avance o problema, por muy pequeño que pareciera, a sus superiores se convirtió en un beneficio para mejorar la productividad o la organización de los tiempos. Eso además aumentó la confianza en el trabajo de los equipos y demostró que la horizontalidad es una buena idea para organizaciones más sanas.
2. Apertura a las colaboraciones remotas
Ya no es necesario que todos trabajen en el mismo edificio para que se consideren parte del equipo. Ahora puede estar disperso en varias ciudades del país, o fuera de él, sin necesidad de instalar una nueva sede en un territorio nuevo.
La tecnología es capaz de ampliar el espectro de opciones para quien contrata y quien busca trabajo. Esta es una opción que muchas empresas ya consideran al momento de abrir vacantes: incluir a una o más personas que trabajen a distancia. Es una versión un poco más moderada de la que ocupa el siguiente punto.
3. Surgimiento de la redarquía
Si bien el concepto es de 2017, la pandemia de la COVID-19 lo puso en boca de muchos profesionales de recursos humanos. Según plantea el autor del término, José Cabrera Rodríguez, «las redes son el nuevo organigrama y la redarquía es el nuevo orden emergente. Un nuevo orden que no está basado en el poder y la autoridad de la jerarquía formal, sino en las relaciones de participación y los flujos de actividad», en donde las colaboraciones ocurren de manera más orgánica, pero que también exigen nuevos modelos para el seguimiento del desempeño de equipos, medición de resultados más allá de las cifras y nuevas formas de afianzar los lazos entre colaboradores a distancia.
4. Nuevos puestos y nuevas estructuras organizacionales
Gracias a la eliminación de algunos procesos que burocratizaban las tareas, como mencionamos más arriba, y a que se comenzaron a adoptar con mayor apertura herramientas digitales que automatizan algunas actividades, los puestos de trabajo han tenido que reacomodarse. Y no sólo eso, sino que las habilidades y perfiles de profesionales ya no son los mismos que hace un par de años, ya que se comprobó que ciertas capacidades se habían ignorado o disminuido en importancia, como la empatía, la capacidad de comunicación interpersonal, la colaboración con equipos, además de la urgencia que hay en el análisis de datos, conocimiento web y el uso de la inteligencia artificial en la rutina diaria.
Eso concluye nuestra exploración de los diferentes tipos de estructuras organizacionales. Ten en cuenta que lo que acabamos de ver son simplemente arquetipos. En las aplicaciones del mundo real, las organizaciones a menudo usan estructuras híbridas, es decir, toman prestados elementos de múltiples tipos de estructuras.