Cuando se acercan las vacaciones y solo restan unos cuantos días de trabajo, los empleados están divididos en dos grupos: quienes miran el reloj incesantemente y quienes tienen tantos deberes antes de irse que incluso podrían olvidarse de configurar un mensaje de «fuera de la oficina».
A la hora de optimizar nuestros correos electrónicos profesionales, es posible que todos tengamos una idea clara sobre cómo debe ser nuestra firma de correo. Pero cuando se trata de los mensajes para avisar que estás fuera de la oficina no hay nada establecido: pueden ser concisos, ingeniosos o incluso sarcásticos.
Te mostraremos algunos ejemplos para que sepas qué buscas para esos momentos en los que no estás disponible en tu oficina.
Considera que un correo electrónico anunciando que estarás fuera de la oficina, además de que es una cortesía, es una oportunidad de mantener el contacto y dejar la puerta abierta para la continuación de la relación de negocios, así que es importante que no pases por alto configurar tu mensaje.
10 mensajes de «fuera de la oficina»Mensaje que utiliza el contexto de una película popular.
Mensaje minimalista y divertido.
Mensaje referente a tus productos o mercado.
Mensaje con un personaje hablando por ti.
Mensaje donde tu avatar queda al mando.
Mensaje que prioriza dar una vía de comunicación.
Mensaje que anticipa algunos puntos.
Mensaje sincero.
Mensaje que deja algunas sugerencias.
Mensaje que brinda un regalo.
1. Mensaje que utiliza el contexto de una película popular
Puedes darle un toque de humor a tu mensaje utilizando el contexto de una película. En este caso se hace referencia al filme Volver al futuro, con lo cual no se dice por qué se estará fuera de oficina, pero sí se está avisando la ausencia.
Para un mensaje de este tipo debes cuidar que la película o serie que utilices sea realmente reconocida o emblemática, de lo contrario el efecto podría ser diferente ya que causarías confusión. También es importante que pienses en la demografía de quienes te mandan correos electrónicos, ya que muchas veces creemos que una película es muy conocida porque en nuestro país se habla de ella, pero podría ser que en otros lugares no sea tan popular.
Otro factor importante es cuidar que el humor no se transforme en ironía o burla, así que debes pensar que esta respuesta es más adecuada si se trata de un mail interno o en caso de que tu actividad no tenga que ver con clientes que por lo regular están esperando una solución.
2. Mensaje minimalista y divertido
Este ejemplo no se desborda en palabras y anuncia que tomarás unas vacaciones en un periodo donde, por lo general, mucha gente también está de vacaciones. Por eso el mensaje minimalista es funcional, ya que sabes que pocos te enviarán correos electrónicos y, si lo hacen, entenderán que no estás en la oficina.
El estilo minimalista es ideal en periodos vacacionales o en caso de que una lista corta de deberes te lo permita. ¿Puedes aplicar un estilo minimalista en otro periodo? Sí, pero cuida que el mensaje sea claro y que tu regreso sea en un corto plazo. No es aconsejable que lo uses si tu ausencia será de muchos días.
3. Mensaje referente a tus productos o mercado
Cuando en tu sector hay un lenguaje o jerga que todos manejan, puedes usarlo para tu respuesta automática porque sabes que las personas que te contacten por correo electrónico conocen los términos que usarás.
En el ejemplo vemos a una persona que trabaja en una distribuidora de vehículos, por eso utiliza términos como «rodar», «frenar» y «asfalto» que son referencias de su actividad.
Es un recurso que debes manejar con precaución y no abusar de las figuras metafóricas. También puedes utilizar algún elemento de los productos o servicios que ofreces: todo depende de que ajuste con el mensaje que quieres dar.
4. Mensaje con un personaje hablando por ti
Si tu lo tuyo es el humor y las personas saben que tu personalidad es alegre puedes usar a algún personaje para que responda tu mensaje de fuera de la oficina. En el ejemplo, la respuesta es del maestro Yoda de la saga de Star Wars.
Este tipo de mensajes no es tan común porque depende de varios aspectos: Tu sector no debe ser tan formal, en tanto que aceptará una respuesta con humor. Si tratas con instituciones gubernamentales, no sería recomendable una respuesta de este tipo.
El personaje que utilices debe ser reconocido en tu región o de forma general y usar expresiones que por lo general estén en la mente de las personas.
Es más funcional cuando sabes que las personas que te mandan mails ya te conocen, ya sea como colegas o como clientela habitual. No es tan adecuado si tu función tiene que ver con nuevos clientes o si tu email aparece en plataformas públicas donde cualquier persona puede contactarte.
5. Mensaje donde tu avatar queda al mando
Actualmente, muchas personas tienen un avatar, ya sea una imagen digital de sí mismos o un personaje virtual caracterizado para usar en las redes sociales, en iconos o hasta como stickers. ¿Por qué no ponerlos a trabajar para ti?
En este ejemplo, Rolando ya no está en la oficina porque se fue de descanso. ¿Quién contestará sus mensajes? Rolan, su avatar. Así que, de una forma relajada, sin muchas palabras y con un tanto de humor puedes anunciar que no estás en la oficina.
6. Mensaje que prioriza dar una vía de comunicación
En este ejemplo avisas que no estarás en oficina, muestras cortesía en el trato y les haces ver que es importante para ti el que se hayan comunicado contigo, ya que prometes responder tan pronto como regreses.
Aun así, sabes que hay algunas personas que no podrán esperar a tu regreso por la importancia del asunto. De forma divertida, aclaras que si es muy urgente pueden contactarte a tu número privado. La clave está en que no lo dejes en el correo: sabes que la persona que pueda tener una urgencia verdaderamente importante ya tendrá antes tu contacto de celular. Además, el correo brinda una vía de contacto alterna.
Esto es funcional cuando tu periodo de ausencia es largo, como 15 días o un mes, porque quizá haya algunos casos que requieran de tu atención. Así infundes tranquilidad en tu interlocutor.
7. Mensaje que anticipa algunos puntos
Si se tomaran vacaciones solo cuando hay cero pendientes, probablemente nadie podría hacerlo.
En tu posición, sabes bien qué asuntos podrían detonar que te busquen por correo electrónico. Centrándote en estos, genera un mensaje automático de fuera de la oficina donde avises que no estarás y cuándo regresas, seguido de una lista de posibles soluciones a lo que creas que pueden solicitar.
Este ejemplo es un mensaje centrado en una red interna, pero es posible adaptarlo para un mensaje externo al dejar enlaces o recursos para clientes, guías de mantenimiento, formatos que te soliciten constantemente y cualquier otro aspecto que tenga que ver con tu actividad y que puedas anticipar.
8. Mensaje sincero
Para crear tu mensaje automático de «fuera de la oficina» debes considerar algunos factores con la finalidad de que el tono sea el adecuado. Ten en mente cuál es tu actividad, quiénes te mandan más correos y qué grupo o sector será el más afectado con tu ausencia. A veces, solamente requieres honestidad, como en este ejemplo que es ideal para grupos diversos que no tienen relación entre sí, por lo que un mensaje sincero y directo es funcional.
Como puedes observar, en este caso no das explicaciones del por qué de tu ausencia, pero sí mencionas en qué fecha regresas, que es el dato más importante para quien te está buscando vía mail. Así sabrá cuándo estarás en la oficina para contactarte.
Este tipo de mensaje es adecuado si no tienes mucho flujo de correos electrónicos y cuando sabes que no dejas pendientes realmente esenciales.
9. Mensaje que deja algunas sugerencias
Este tipo de respuesta busca aminorar el efecto que tiene la ausencia de una persona que no puede atender su correo electrónico. Muestra un tono amistoso, indica cuántos días estará fuera y brinda algunas sugerencias que pueden ser de utilidad para la persona que lo está contactando.
Estas sugerencias por lo regular tienen que ver con la empresa en la que se trabaja, por lo que paralelamente se está impulsando el branding.
10. Mensaje que brinda un regalo
En ocasiones dejar la oficina puede representar verdaderos dolores de cabeza para las personas que tienen una relación laboral contigo. Si las palabras no son suficientes, puedes optar por hacer un obsequio, que si bien no ayudará a solucionar el asunto por el que te buscan, será una forma de decir «disculpa, sé paciente».
Si alguien se tomó el tiempo para escribirte un correo electrónico al menos se llevará ese regalo. Trata de que esa cortesía sea realmente de valor; por ejemplo, si es un ebook, que no sea un recurso que está a la mano en cualquier sitio, sino que tenga algo de exclusividad.
Como puedes observar en estos ejemplos de mensajes de «fuera de la oficina», debes cuidar que la comunicación sea amigable, concreta y funcional. Recuerda tener en cuenta a las personas o sectores que regularmente te contactan por correo electrónico, el periodo en el que estarás fuera (si son vacaciones o días laborales), el número de días, los posibles pendientes y si tu respuesta será de uso interno o externo.
Busca darle personalidad a tu mensaje y, aunque será una respuesta automática, que sea un texto agradable y que les despierte una sonrisa o les dé información útil.