Muchas empresas deben realizar el proceso del inventario; y aunque es importante y necesario, también puede ser tedioso, especialmente si no cuentas con las herramientas adecuadas.
Por qué es importante tener un inventario
Tener un sistema de inventario es fundamental para llevar el orden y control del stock.
Si no tienes idea de cuál es tu inventario no sabrás con qué productos cuentas, ni si tienes sobrantes o faltantes. Un mal sistema de inventario puede causar:Que compres más productos que luego no podrás vender (y eso afectará la economía de la empresa, porque ese dinero no lo recuperarás).
Que no tengas los suficientes productos que están en demanda (lo que causará que tus clientes se vayan con tus competidores).
Nadie quiere estar en una situación así o ser el responsable de estos problemas.
Tener un inventario bien controlado ayuda a vigilar el flujo de dinero y la rentabilidad para asegurar su optimización, gracias a un eficiente control del stock.
Pasos generales para hacer un inventario
Independientemente del tipo de inventario que vayas a realizar o de la periodicidad en que lo lleves a cabo, te servirá seguir algunos pasos básicos para hacer un inventario efectivo.
Cuanto mayor orden y control lleves, mejores resultados tendrás con tu sistema de inventario. A continuación te mostraremos los pasos generales para hacer un inventario.
1. Haz un plan para desarrollar un sistema de inventario
Primero debes planificar antes de ejecutar cualquier acción; considera el tipo de operación que maneja tu negocio, la mercancía, el nivel de tus movimientos, etc. Con base en esto puedes hacer un plan para realizar el inventario en el que determines quiénes serán los responsables de realizar el inventario, los tiempos y la metodología a utilizar.
2. Determina el espacio y la forma de hacer el inventario
Considera cuál será el espacio donde realizarás tu conteo, verificación y almacenaje de los artículos, además de la forma de llevar a cabo tu inventario conforme a la metodología que hayas seleccionado.
3. Desarrolla un sistema que facilite la identificación y conteo de productos
El sistema de inventario que desarrolles debe facilitarte la tarea de contar los productos; por eso trata de que sea simple y entendible, además de que todos los involucrados lo conozcan para que se alineen en un mismo objetivo. Es recomendable hacer un manual de instrucciones documentado de cómo hacer el inventario, para que en caso de que una persona nueva se sume a esta tarea lo realice conforme a los lineamientos.
4. Piensa en las herramientas que usarás para la gestión y respaldo de tu inventario
Es importante que tengas a mano las herramientas que te ayudarán a gestionar el inventario, las que te servirán para realizar los movimientos posteriores y aquellas que te permitan tener un respaldo.
5. Realiza un conteo y verificación de tu stock actual
Es necesario que hagas un primer conteo y registro del stock actual de tus mercancías, ya que será la base para realizar los demás movimientos. Además, así podrás verificar las condiciones de tu mercancía.
6. Aprovecha para hacer una limpia de productos
Vinculado al punto anterior, haz una limpieza de los productos que ya no formarán parte de tu stock inicial porque están deteriorados, caducados o porque no hay forma de registrarlos. Esta parte es crucial para que lleves un orden en tu inventario desde el principio.
7. Comienza a registrar los movimientos
Posteriormente, debes llevar el registro de los movimientos, es decir, de tus entradas y salidas. Esto es la esencia de un inventario y tu sistema debe permitir que estos registros se hagan de forma ágil. Las entradas serán todos los artículos que se sumen a tu stock inicial y, por lo tanto, representa el número de artículos o piezas que tengas; mientras que las salidas son lo contrario, representan que la mercancía deja de estar en el almacén porque se ha vendido.
8. Revisa tu inventario periódicamente
Aunque utilices un software para tu inventario es necesario que verifiques periódicamente las cifras, el stock, los movimientos, con la finalidad de que todo esté en orden. Puedes hacer inventarios periódicos dependiendo de tu operación, por ejemplo, semanales, mensuales, bimestrales, semestrales o anuales.
9. Programa los próximos conteos
Para cumplir con lo anterior es importante que programes los conteos de verificación, con base en los periodos que establezcas y anunciarlos a tu equipo.
10. Evalúa y optimiza tu sistema de inventario
Como todo sistema, nada te será útil si no hay forma de medir su eficiencia. Evalúa tus inventarios, qué te arrojan, si cuadran las cifras o qué ajustes necesitas. Así sabrás cómo mejorar las áreas relacionadas con el inventario, como el personal de almacén, ventas, servicios, etc.
Cómo hacer un inventario en ExcelCrea tu documento con hojas para el inventario, las entradas y las salidas
Asegúrate de que tus tablas tengan el formato adecuado
Agrega tus productos
Rellena la información adicional
Utiliza algunas fórmulas para que tu tabla se llene automáticamente
Admira tu tabla de gestión de inventario
1. Crea tu documento con hojas para el inventario, las entradas y las salidas
Primero debes crear tu documento de Excel...
y asegurarte de que tenga 3 hojas diferentes. Para que no te confundas, dale un nombre a cada hoja.La primera se llamará «Inventario» (en esta hoja verás todos tus productos y el stock que tienes).
La segunda se llamará «Entradas» (en esta registrarás cuántos productos compras).
La tercera se llamará «Salidas» (en ella registrarás cuántos productos vendes).
Una vez que hayas nombrado cada hoja, en la primera línea de cada columna escribirás lo siguiente:
En «Inventario»:Código (el código o clave de cada producto)
Producto (el nombre del producto)
Descripción
Stock inicial (el número de productos con el que empiezas; este número puede ser cero)
Entradas
Salidas
Total (el total del stock que tienes después de las compras y las ventas)
Puedes crear otras columnas, como «Categoría» o «Marca», dependiendo de tus necesidades.
En «Entradas»:Factura (el nombre o número de la factura de compra)
Fecha (el día, mes y año en que compraste el producto)
Código
Producto
Cantidad (cuántos productos compraste)
En «Salidas»:Factura (el nombre o número de la factura de venta)
Fecha (el día, mes y año en que vendiste el producto)
Código
Producto
Cantidad (cuántos productos vendiste)
Una vez que tengas tus 3 tablas en las 3 hojas, sigue los siguientes pasos.
2. Asegúrate de que tus tablas tengan el formato adecuado
Selecciona tu tabla completa y ve al menú «Insertar».
Haz clic en «Tablas».
Y en el menú desplegable selecciona «Tabla».
Aparecerá una ventana llamada «Crear Tabla». Es muy importante que selecciones la opción «La tabla tiene encabezados».
Luego haz clic en «Aceptar».
Tu tabla tomará un aspecto diferente, así es como sabes que estás siguiendo los pasos correctamente.
No olvides cambiar el nombre de tu tabla.
Sigue estos mismos pasos con las tablas que tienes en las 3 hojas.
La tabla en la hoja Inventario deberá llamarse «Inventario».
La tabla en la hoja Entradas deberá llamarse «Entradas».
La tabla en la hoja Salidas deberá llamarse «Salidas».
3. Agrega tus productos
Una vez que las tres tablas tengan el formato necesario, regresa a la primera hoja (Inventario). Llenarás la columna «Código» con todos tus productos.
Después, ve a la hoja «Entradas».
Allí seleccionarás todas las celdas de la primera columna (sin contar la celda que ya dice «Código»). Una vez seleccionadas las columnas, ve al menú «Datos».
Encuentra la opción que dice «Validación de datos» y haz clic.
Saldrá una nueva ventana, y en el menú «Permitir» deberás seleccionar la opción «Lista».
Eso hará que se despliegue una nueva sección llamada «Origen»; allí deberás hacer clic al icono de seleccionar celdas.
Se mostrará una nueva ventana. Debes ir a la hoja «Inventario» y seleccionar la columna con todos tus productos. Luego da «Enter».
Regresarás a la ventana anterior y en el apartado «Origen» estarán las celdas que seleccionaste. Haz clic en «Aceptar».
Ahora, cada vez que pases tu cursor por alguna de las celdas de esta columna, podrás hacer clic en un menú desplegable en el que podrás elegir el código de tu producto. Esto te ayudará a no equivocarte al escribir su nombre.
Después, llena tu tabla con todos los códigos de producto. Será fácil, ya que solo tienes que elegirlos del menú desplegable.
Repite este paso con la página «Salidas».
4. Completa la información que falta
Regresa a la ventana «Inventario». Una vez que tengas todos los códigos, rellena las columnas «Producto», «Descripción» y «Stock inicial». Recuerda que si aún no tienes ningún producto, el stock inicial puede ser cero.
Luego, deberás ir a la hoja «Entradas», donde ya habrás llenado la columna «Código». En la columna «Producto» escribe la siguiente fórmula:
=BUSCAR([@Código], INVENTARIO, INVENTARIO[Producto])
La columna se llenará con los nombres de tus productos automáticamente.
Ahora solo te toca rellenar las columnas de factura, fecha y cantidad.
Repite esto con la página «Salidas».
5. Utiliza algunas fórmulas para que tu tabla se llene automáticamente
Ahora viene la parte interesante. Haremos que la primera página, «Inventario», se complete automáticamente. En la columna de entradas copia esta fórmula:
=SUMAR.SI(ENTRADAS[Código],[@Código],ENTRADAS[Cantidad])
Toda la columna se llenará automáticamente con la información de «Entradas».
Para la columna «Salida» usarás esta fórmula:
=SUMAR.SI(SALIDAS[Código],[@Código],SALIDAS[Cantidad])
Y se llenará toda la información de «Salidas».
Finalmente, en la columna «Total» escribirás esta fórmula:
=[@[Stock inicial]]+[@Entradas]-[@Salidas]
6. Admira tu tabla de gestión de inventario
Frente a tus ojos, como por arte de magia, aparecerán los números de tu stock, con las compras sumadas y las ventas restadas.
No importa si en las hojas de «Entradas» y «Salidas» tienes varias columnas con el mismo producto (aunque haya compras y ventas diariamente), pues la hoja de «Inventario» se actualizará.
¡Lleva un control de stock como todo un experto!
Ahora ya sabes cómo hacer un inventario en Excel. Si bien son varios pasos, cuando tu documento esté listo, todo será fácil y rápido. Excel hará todos los cálculos por ti y podrás saber qué productos tienes, cuáles te faltan, cuáles se venden mejor y cuáles se venden menos.
De cualquier forma, no necesitas ser un experto en Excel para hacer tu inventario, pero sí debes ser cuidadoso en seguir todos estos pasos al pie de la letra para evitar posteriores dificultades. Por otro lado, un buen software de gestión de inventario puede ahorrarte mucho tiempo (y todos sabemos que el tiempo es dinero). No solo eso, también facilita mucho este proceso.
4 software de gestión de inventario
Estos programas te ayudarán a tener un buen control y organización sobre tus productos. Además ofrecen otras ventajas:Mejoras la comunicación entre el equipo
Posees una herramienta para planear el crecimiento de tu negocio
Planificas tus compras en menor tiempo
Optimizas el uso del almacén
Disminuyes tu papeleo (ya no deberás tener carpetas enormes para saber qué tienes y qué te falta)
Te olvidarás de los reportes (el software los hará por ti).
Además, hay programas que te alertan automáticamente cuando el stock de un producto es bajo.
Conoce algunas de las opciones más usadas:
1. Crol
El plan Business de este software incluye una plataforma para gestionar tus inventarios desde la misma herramienta. Permite el acceso a todos los miembros de tu equipo que necesiten utilizarlo. Actualiza de manera automática la información con el registro de compra y venta de productos.
Con la opción de llevar la herramienta también en tu teléfono inteligente, EZ Office Inventory simplifica el seguimiento de tu inventario con datos que te indican dónde y cuántas unidades tienes en tu almacén o negocio; te ofrece reportes de utilidades para comprender mejor la eficiencia de tu gestión.
También te ayuda a simplificar los flujos de trabajo para identificar cuál de tus equipos necesita cierto recurso para realizar su trabajo. Es ideal para llevar una administración de los bienes, dispositivos y productos que tu empresa necesita para funcionar.
3. Bind ERP
Con la plataforma de Bind podrás visualizar tu inventario donde sea que lo almacenes, no importa cuántas sucursales tenga tu negocio. Es una buena herramienta para calcular tu costo real y así optimizar la rentabilidad. Además, podrás gestionar lotes y pedidos, sin complicaciones. El software está pensado para diferentes tipos de empresas y tamaños de negocio, como maquiladoras, comercializadoras, mayoristas, pero también organizaciones que apenas comienzan o personas con perfil autónomo.
4. Ecount ERP
Uno de los puntos fuertes de Ecount ERP es que ofrece diferentes informes que te darán datos valiosos de tu inventario: reporte de gestión, estado de ventas, seguimiento a pedidos, bienes emitidos, estado de tasa de defecto, entre otros; los cuales puedes consultar y hacerlos del conocimiento de tus equipos. También incluye información de pedidos en línea y tiene funcionalidades para almacenar datos en la nube que se actualizan en tiempo real para consultarlos cuando lo requieras.
Este control de stock puede ayudarte a saber cuáles son tus productos estrella y cuáles son tus productos perro para que optimices tu inventario (¿Qué son las estrellas y los perros? Descúbrelo con la Matriz BCG).
Ahora ya no necesitarás contar productos de uno en uno y podrás aprovechar ese tiempo para hacer cosas más importantes para tu empresa.