En muchas empresas todavía se habla de ChatGPT como si fuera una moda pasajera o un juguete de laboratorio, pero en la práctica se ha convertido en algo parecido a lo que fue Word en los años noventa: una herramienta básica, obligatoria para escribir, pensar y trabajar mejor. La diferencia es que ahora no solo redactamos, sino que conversamos con una inteligencia artificial capaz de entender contexto, ordenar ideas dispersas y devolvernos propuestas listas para ajustar. Mientras directivos y equipos siguen discutiendo si “la IA me va a reemplazar”, millones de profesionales en Colombia y en el mundo ya la usan todos los días para correos, informes, presentaciones, guiones, planes de negocio y políticas internas. La pregunta real no es si vas a usarla, sino cómo vas a integrarla de forma segura, ética y funcional en tu trabajo diario.
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Cuando pienso en la metáfora de “ChatGPT como el nuevo Word”, no lo hago desde la fascinación tecnológica gratuita, sino desde la memoria de lo que pasó cuando el procesador de texto se volvió un requisito básico para trabajar. Durante años, quien no dominaba Word quedaba por fuera de muchas opciones laborales: no era solo escribir más bonito, era poder producir documentos legibles, organizados, compatibles con el resto de la organización. Hoy está ocurriendo algo muy parecido, pero a una velocidad mucho mayor. ChatGPT ya no es un experimento aislado; se está convirtiendo en esa capa invisible de apoyo que entra en juego cuando necesitas redactar, resumir, traducir, estructurar o mejorar casi cualquier pieza de comunicación escrita. La diferencia es que ahora no formateas texto: dialogas con una herramienta que aprende de tus instrucciones y se adapta al estilo que necesita tu negocio.
Los datos nos confirman que esto no es una intuición aislada. A nivel global, distintas encuestas muestran que la adopción de la IA generativa pasó en un año de ser una curiosidad de laboratorio a instalarse en los procesos de negocio. En 2024, estudios empresariales señalaban que cerca de la mitad de las organizaciones ya utilizaban soluciones de IA generativa en alguna parte de su operación, y ese porcentaje siguió creciendo en 2025, con un salto particularmente fuerte en sectores como banca, gobierno y telecomunicaciones. En América Latina, informes recientes estiman que alrededor del 42 % de las organizaciones ya experimentan o implementan IA generativa de forma estructurada, aunque con grandes diferencias entre países, niveles de madurez y regulación. No estamos hablando de una moda: estamos frente a una nueva alfabetización laboral.
Colombia no se queda atrás. Estudios regionales señalan que el país ya se posiciona entre los primeros de Latinoamérica en adopción de inteligencia artificial, con un porcentaje creciente de trabajadores que utilizan herramientas de IA en su día a día. Algunos reportes hablan de cerca de un 29 % de trabajadores colombianos usando IA en su trabajo, por encima de economías de la región con mayor tamaño de mercado. Eso significa que, mientras una parte de las empresas sigue preguntándose si “esto aplica para nosotros”, otra parte ya lo está aplicando en tareas tan sencillas como automatizar correos y reportes, y tan complejas como apoyar decisiones estratégicas con análisis de datos generados por modelos de IA. Ese diferencial de adopción, bien gestionado, se terminará traduciendo en ventajas competitivas concretas.
Al mismo tiempo, hay una brecha interesante entre lo que los colaboradores ya hacen y lo que la alta dirección cree que está sucediendo. Informes recientes muestran que más del 90 % de los empleados en muchas organizaciones declara algún nivel de familiaridad con herramientas de IA generativa, mientras que los directivos suelen subestimar el uso real que sus equipos hacen de estas herramientas en el día a día. Esto significa que, aunque oficialmente no exista una “política de IA”, ya hay personas copiando y pegando información, redactando con ayuda de modelos, o usando ChatGPT para acelerar tareas. El riesgo no está en que lo usen, sino en que lo hagan sin lineamientos, sin criterios de seguridad de datos y sin una visión funcional alineada a la estrategia del negocio.
Aquí es donde la comparación con Word nos ayuda a aterrizar el tema. Word se convirtió en estándar porque resolvía un problema transversal: todos necesitábamos escribir. ChatGPT está ocupando un lugar parecido, pero ampliado: hoy necesitamos pensar, escribir y decidir más rápido, con más información y menos margen de error. Herramientas como ChatGPT se instalan justamente en ese espacio: te ayudan a redactar propuestas, analizar escenarios, estructurar políticas internas, construir descripciones de cargos, preparar guiones de video, armar presentaciones y hasta esbozar contratos que luego debe revisar el abogado. No reemplaza el criterio, pero sí reduce el tiempo de fricción entre la idea y el primer borrador funcional.
En nuestra región, un error frecuente es creer que estas herramientas solo sirven para “jugar” o producir contenido ligero en redes sociales. Sin embargo, los estudios más recientes muestran que los usos más frecuentes de ChatGPT a nivel global están relacionados con el trabajo del conocimiento: redacción y resumen de textos, apoyo a programación, análisis de datos, preparación de clases, soporte al cliente, diseño de estrategias y automatización de respuestas repetitivas. Es decir, se está convirtiendo en un copiloto transversal que acompaña al profesional desde el correo más simple hasta el informe más crítico. El reto no es si funciona, sino cómo lo integramos de manera responsable en el flujo de trabajo para que no sea un atajo peligroso, sino una ventaja sostenible.
Si te preguntas por qué esto es tan importante para tu empresa, piensa en la curva de aprendizaje que viviste con el paquete de Office. Al comienzo, unos pocos sabían sacarle el jugo a Word, Excel o PowerPoint. Con el tiempo, el mercado fue “castigando” a quienes no se alfabetizaron digitalmente: costaba más conseguir trabajo, era más difícil crecer internamente, las empresas con procesos manuales quedaban rezagadas. Ahora esa curva se está repitiendo, pero en menor tiempo. Los profesionales que aprenden a diseñar buenos prompts, a revisar críticamente las respuestas de la IA, a combinar ChatGPT con otras herramientas y a documentar lo que hacen, desarrollan una nueva forma de alfabetización: ya no es solo escribir bien, es saber conversar con la máquina para producir resultados funcionales.
En este punto, la pregunta que suelo hacerle a los equipos directivos es sencilla: ¿vas a dejar que cada persona experimente por su cuenta, sin acompañamiento ni lineamientos, o quieres convertir a tu organización en un entorno donde el uso de ChatGPT y de otras IAs sea intencional, seguro y alineado al negocio? La segunda opción exige algo más que curiosidad: necesitas políticas claras de uso de datos, criterios de calidad para los contenidos generados, segmentación entre lo que puede hacerse con información confidencial y lo que no, y, sobre todo, una cultura que entienda que la IA no sustituye el criterio humano, sino que lo amplifica cuando se usa con propósito.
En TODO EN UNO.NET, hemos visto cómo cambia la conversación cuando dejamos de preguntar “¿esto nos va a reemplazar?” y empezamos a preguntarnos “¿qué tareas de poco valor nos puede quitar de encima para que nos concentremos en lo importante?”. Esa es la esencia de trabajar con tecnología funcional: que la herramienta no sea un juguete brillante, sino una palanca real para la transformación del negocio. Cuando un equipo descubre que puede reducir en un tercio el tiempo dedicado a correos, informes y documentos repetitivos gracias a la IA, libera horas que pueden invertirse en escuchar mejor al cliente, mejorar procesos, innovar en productos o preparar mejor las decisiones estratégicas.
Ese es, precisamente, el lugar en el que ChatGPT se convierte en “el nuevo Word”: deja de ser un experimento aislado en el navegador y pasa a integrarse silenciosamente en tus procesos. Empleos de contenido, áreas de servicio al cliente, equipos comerciales, unidades de proyectos y áreas administrativas descubren que pueden pedirle al modelo que proponga versiones iniciales de casi cualquier texto, que adapte el lenguaje a diferentes públicos, que simplifique documentos legales para explicarlos mejor, que traduzca políticas para grupos internacionales o que prepare borradores de comunicados internos. A partir de ahí, el rol de la persona no desaparece: se transforma en editor, curador, validador y estratega del mensaje.
Pero también es cierto que, sin una guía adecuada, esa misma facilidad abre la puerta a riesgos serios. Hemos visto organizaciones que copian y pegan datos sensibles en herramientas abiertas, sin considerar que están alimentando con información crítica a sistemas que no controlan. O equipos que publican contenido generado por IA sin revisar las referencias, sin validar cifras o sin asegurar que el tono coincide con la identidad de la marca. En un entorno donde la desinformación se propaga rápido, el hecho de que ChatGPT pueda generar textos convincentes no significa que siempre tenga la razón. Por eso, el verdadero “dominio” de la herramienta incluye desarrollar pensamiento crítico, protocolos de verificación y un sistema de doble revisión donde la IA propone y el equipo valida.
Otro error frecuente es delegar completamente la redacción a la IA sin involucrar el conocimiento interno de la empresa. ChatGPT no conoce tu historia, tus principios, tus errores ni tus aprendizajes, a menos que tú se los enseñes. Si solo le pides textos genéricos, te devolverá generalidades que podrían servir para cualquier organización del mundo. Cuando trabajamos con clientes, insistimos en algo que viene de décadas de experiencia: la herramienta es más potente cuando se alimenta de tu propia cultura, de tus políticas, de tus casos reales y de tus decisiones estratégicas. Ahí es donde deja de ser un “robot que redacta” y se convierte en una extensión de tu memoria organizacional.
En el contexto latinoamericano, además, hay un elemento adicional: la brecha entre quienes tienen acceso a formación estructurada en IA y quienes están aprendiendo de manera autodidacta. Informes sobre el uso de soluciones de IA en la región muestran que el interés supera incluso el promedio mundial, pero la mayoría de usos se concentra en herramientas de consumo, no necesariamente en plataformas empresariales bien gobernadas. Eso implica que muchos colaboradores conocen la herramienta “por fuera” (en su vida personal) y tratan de llevarla al trabajo como pueden. La oportunidad para las empresas está en canalizar esa curiosidad natural hacia un modelo de adopción responsable: formación, guías de uso, casos de negocio claros, y, sobre todo, un acompañamiento que una la mirada tecnológica, administrativa y humana.
Desde la perspectiva del Plan Estratégico 2026–2030, integrar ChatGPT como el nuevo “Word” de la IA no es solo una cuestión de productividad, es una decisión de competitividad y cultura. Las organizaciones que asumen este reto con seriedad empiezan por revisar sus flujos de información: ¿en qué puntos del proceso se repiten textos una y otra vez? ¿Dónde se generan cuellos de botella porque todo debe pasar por una sola persona que sabe “escribir bien”? ¿Qué documentos se repiten de cliente en cliente con variaciones mínimas? A partir de ahí, se diseña una capa de IA que asista esos flujos, alineada a políticas internas, a la normativa local (por ejemplo, protección de datos y uso responsable de información sensible) y a los requisitos específicos de cada sector.
En Colombia y la región, eso significa dialogar con marcos como la normativa de protección de datos personales, las regulaciones sobre documentos electrónicos, las exigencias sectoriales de seguridad de la información y las mejores prácticas internacionales de gobernanza de IA. No se trata de frenar el uso de ChatGPT, sino de enmarcarlo: definir qué información nunca debe salir del entorno interno, qué puede trabajarse con modelos abiertos, qué conviene gestionar con instancias privadas o nubes controladas, y qué roles tendrán los equipos de tecnología, cumplimiento, talento humano y negocio en ese ecosistema. La IA no puede ser solo un tema del área de sistemas: atraviesa la estrategia, la operación y la cultura.
Ahora bien, si la metáfora es que ChatGPT es el nuevo Word, también debemos aprender de los errores del pasado. En su momento, Word se usó durante años para almacenar versiones sueltas de documentos sin control de cambios, sin trazabilidad y sin criterios claros de archivo. Muchas empresas se dieron cuenta tarde de que tenían un “cementerio” de archivos en discos locales y carpetas compartidas, imposible de gobernar. Con la IA, el riesgo es similar: si no documentas qué se está haciendo, si no integras los resultados en sistemas estructurados, y si no conectas el uso de ChatGPT con la gestión documental y de conocimiento, terminarás con islas de contenido sin trazabilidad, difíciles de auditar y poco reutilizables.
Por eso, cuando acompaño a organizaciones en este tema, insisto en tres movimientos simultáneos. El primero es educativo: ayudar a que la gente pierda el miedo, entienda la herramienta y aprenda a usarla con criterio. El segundo es estructural: definir procesos en los que la IA agrega valor, documentar las reglas del juego, y ajustar políticas internas y manuales para que lo que hoy se está haciendo de forma informal pase a hacerse con orden y responsabilidad. El tercero es estratégico: conectar el uso de ChatGPT con los objetivos de negocio, los indicadores de desempeño y la visión de futuro de la organización. No se trata de “tener IA”, sino de que la empresa sea más efectiva, más humana y más sostenible gracias a ella.
En paralelo, el mercado está enviando una señal muy clara. A pesar de la creciente oferta de herramientas, ChatGPT sigue capturando la mayor parte del tráfico global de usuarios de IA, con una cuota dominante entre los principales chatbots y una percepción de calidad que lo sitúa por encima de otras alternativas para la mayoría de usuarios. Esto refuerza la idea de “nuevo Word”: cuando una herramienta se vuelve sinónimo de la categoría, deja de ser una opción entre muchas para convertirse en el estándar con el que se comparan las demás. Para las empresas, eso significa que la conversación con clientes, proveedores y aliados probablemente terminará pasando, en algún momento, por esta plataforma o por soluciones compatibles con ella.
En el contexto del talento, algo similar está ocurriendo. Perfiles de distintas edades y profesiones incluyen ya el uso de IA generativa como parte de sus habilidades clave. Jóvenes que empiezan su vida laboral traen una familiaridad natural con estas herramientas; profesionales experimentados que deciden actualizarse descubren que, con la práctica adecuada, pueden integrar décadas de experiencia con un copiloto digital que les permite producir más y mejor. En esa combinación se juega buena parte del futuro: empresas que se quedan solo con la experiencia sin IA, o solo con la IA sin experiencia, estarán en desventaja frente a quienes logren orquestar ambas dimensiones.
En empresas de tamaño pequeño y mediano, habituales en el tejido empresarial colombiano, el reto es doble. Por un lado, no siempre hay presupuestos para grandes proyectos de IA corporativa; por otro, la presión competitiva y regulatoria es cada vez más fuerte. La buena noticia es que, bien utilizada, una herramienta como ChatGPT puede ser el punto de entrada a la automatización funcional, sin necesidad de inversiones excesivas. Lo que se necesita es claridad en los objetivos: ¿quieres mejorar la atención a clientes? ¿Reducir tiempos de respuesta interna? ¿Aumentar la calidad de tus propuestas comerciales? ¿Optimizar procesos administrativos? Cuando esas respuestas están sobre la mesa, es mucho más fácil convertir a ChatGPT en un socio funcional y no en un simple generador de texto.
En ese sentido, la transformación no es solo tecnológica, es también cultural. Para muchos líderes, soltar el control sobre la redacción de documentos o la preparación de presentaciones genera cierta resistencia, porque durante años esa habilidad fue parte de su identidad profesional. Integrar ChatGPT exige, en parte, un acto de humildad: aceptar que la herramienta puede ayudarte a empezar más rápido, pero que tu valor está en el criterio con el que defines el mensaje, en la autenticidad de tu historia y en la forma en que conectas con las personas. La IA puede proponer frases brillantes, pero no conoce las conversaciones que tuviste con tus empleados, los errores que te enseñaron, ni los acuerdos que construiste con tus clientes. Ese puente lo sigues tendiendo tú.
Cuando miro hacia adelante, veo algo parecido a lo que ocurrió con el correo electrónico: pasamos de discutir si era conveniente o no a no imaginar la operación diaria sin él. Con ChatGPT y otras herramientas de IA, la tendencia es similar, solo que ocurre en menos tiempo. Por eso, la decisión ya no es “si adopto o no IA”, sino “qué tipo de relación quiero construir con esta tecnología en mi empresa”. Puedes esperar a que la curva te obligue a correr detrás, o puedes anticiparte, diseñar tu propio modelo de uso, formar a tu gente y convertir esta ola en un impulso en lugar de en una amenaza.
En este punto, si has llegado hasta aquí, probablemente no lo haces por curiosidad técnica, sino porque sientes una mezcla de interés y preocupación: sabes que la IA ya está afectando la forma en que trabajas, pero no tienes del todo claro cómo integrarla sin perder control, identidad o seguridad. Ese es el verdadero dolor que muchas empresas viven hoy: no es la falta de acceso a herramientas, sino la falta de una ruta clara para que esas herramientas se conviertan en aliados confiables. Durante más de tres décadas he visto llegar y pasar múltiples olas tecnológicas; algunas prometían cambiarlo todo y se desinflaron, otras llegaron silenciosas y terminaron redefiniendo la forma en que trabajamos. La IA que vivimos hoy tiene rasgos de ambas cosas: genera ruido, despierta expectativas exageradas, pero al mismo tiempo se cuela, poco a poco, en tareas muy concretas que alivian la carga diaria.
Desde TODO EN UNO.NET acompañamos a las organizaciones precisamente en ese punto de cruce entre incertidumbre y oportunidad. No se trata de instalar una plataforma y dar un taller aislado, sino de escuchar primero dónde te duele, entender cómo fluye la información en tu empresa, analizar qué procesos se beneficiarían más de contar con un copiloto inteligente y diseñar, juntos, un esquema de adopción funcional. Eso puede implicar consultorías administrativas para redefinir roles, consultorías tecnológicas para asegurar que la infraestructura soporte el uso de IA, estrategias de mercadeo digital que integren contenidos generados con criterio, asesoría en Habeas Data y cumplimiento normativo cuando hay datos personales en juego, facturación electrónica y automatización de tareas repetitivas, o procesos de formación para que tu equipo aprenda a usar estas soluciones con criterio y responsabilidad. Aumentamos la eficiencia de tu empresa con soluciones digitales y normativas, pero siempre desde una mirada humana que entiende que detrás de cada proceso hay personas, miedos, talentos y decisiones difíciles.
La fidelización real se construye cuando el cliente siente que no lo dejamos solo después de la primera implementación. Por eso, nuestro acompañamiento no termina cuando “la IA ya funciona”, sino cuando juntos confirmamos que está generando resultados medibles, que tus equipos se sienten seguros usándola, que los riesgos están gestionados y que las personas no se sienten reemplazadas, sino potenciadas. A partir de ahí, abrimos un espacio para la mejora continua: revisar lo que funciona, ajustar lo que no, incorporar nuevas capacidades y preparar a tu organización para lo que viene. En un mundo donde la tecnología cambia rápido, el verdadero liderazgo consiste en aprender a moverse con estabilidad en medio de ese cambio. Si decides dar el siguiente paso, no estarás caminando solo: estarás entrando en una conversación acompañada, donde tu experiencia y la nuestra se integran para construir una forma de trabajar más clara, más funcional y más alineada con el futuro que quieres para tu empresa.
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